Bằng đại học là một văn bằng quan trọng đối với mỗi người, là sự xác nhận kết quả học tập tại trường đại học. Đây cũng là một văn bằng giúp cá nhân bổ sung thêm thông tin trong hồ sơ xin việc làm hay đáp ứng những yêu cầu về văn bằng, chứng chỉ để thăng tiến trong công việc. Tuy nhiên trên thực tế có nhiều trường hợp bị mất bằng đại học nhưng không biết làm thế nào để xin cấp bản sao.
Theo Quy chế quản lý bằng tốt nghiệp trung học cơ sở, bằng tốt nghiệp trung học phổ thông, bằng tốt nghiệp trung cấp sư phạm, bằng tốt nghiệp cao đẳng sư phạm, văn bằng giáo dục đại học và chứng chỉ của hệ thống giáo dục quốc dân Ban hành kèm theo
Thông tư 21/2019/TT-BGDĐT thì văn bằng, chứng chỉ được cấp một lần, trừ trường hợp quy định tại Điều 18 Quy chế. Theo đó: Trường hợp văn bằng, chứng chỉ đã cấp nhưng phát hiện bị viết sai do lỗi của cơ quan có thẩm quyền cấp văn bằng, chứng chỉ thì cơ quan đã cấp văn bằng, chứng chỉ có trách nhiệm cấp lại bản chính văn bằng, chứng chỉ.
Như vậy nếu bằng đại học bị mất thì không được cấp lại mà được yêu cầu cấp bản sao bằng đại học từ sổ gốc.
Theo Điều 27 Quy chế thì cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc là việc cơ quan đang quản lý sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao.phải tiến hành xin cấp bản sao bằng đại học.
* Thẩm quyền: Cơ quan đang quản lý sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ có thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc. Việc cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc được thực hiện đồng thời với việc cấp bản chính hoặc sau thời điểm cấp bản chính. (Tức là trường đã cấp bằng đại học).
* Hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm các giấy tờ sau đây:
- Đơn đề nghị cấp bản sao bằng đại học. Trong đơn cung cấp các thông tin về bằng đại học đã được cấp;
- Bản chính hoặc bản sao có chứng thực giấy chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân hoặc hộ chiếu còn giá trị sử dụng để người tiếp nhận hồ sơ kiểm tra;
- Trường hợp ủy quyền cho người đại diện theo pháp luật/người đại diện theo ủy quyền hoặc cha, mẹ, con; vợ, chồng,... của người được cấp bản chính văn bằng, chứng chỉ trong trường hợp người đó đã chết yêu cầu cấp bản sao bằng đại học thì phải xuất trình giấy ủy quyền (đối với người được ủy quyền) hoặc giấy tờ chứng minh quan hệ với người được cấp bản chính văn bằng, chứng chỉ;
* Trình tự, thủ tục đề nghị cấp bản sao bằng đại học
- Người đề nghị cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ nộp trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu điện 01 (một) bộ hồ sơ gồm những giấy tờ nêu trên cho cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc;
- Ngay trong ngày tiếp nhận yêu cầu cấp bản sao hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 03 (ba) giờ chiều, cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao văn bằng chứng chỉ từ sổ gốc phải cấp bản sao cho người có yêu cầu. Trong trường hợp yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc được gửi qua bưu điện thì thời hạn được xác định từ thời điểm cơ quan tiếp nhận yêu cầu cấp bản sao nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo dấu bưu điện đến;
- Đối với trường hợp cùng một lúc yêu cầu cấp bản sao từ nhiều sổ gốc, yêu cầu số lượng nhiều bản sao, nội dung văn bằng, chứng chỉ phức tạp khó kiểm tra, đối chiếu mà cơ quan tiếp nhận yêu cầu cấp bản sao không thể đáp ứng được thời hạn quy định tại điểm b khoản này thì thời hạn cấp bản sao được kéo dài thêm không quá 02 (hai) ngày làm việc hoặc dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu cấp bản sao.
* Giá trị pháp lý của bản sao bằng đại học: Bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
