Tiêu chuẩn Quốc gia TCVN 13198:2020 về Vận tải - Logistics và dịch vụ - Chuỗi vận tải hàng hóa - Quy tắc thực hành cung cấp dịch vụ hàng hóa bao gói.
(1) Trách nhiệm của nhà cung cấp dịch vụ hàng hóa bao gói trong quá trình lưu kho và vận chuyển
Theo TCVN 13198:2020, suốt quá trình lưu kho và vận chuyển thì nhà cung cấp dịch vụ hàng hóa bao gói có trách nhiệm như sau:
Lưu kho:
- Trang bị đầy đủ cơ sở hạ tầng đảm bảo chất lượng hàng hóa lưu kho không suy giảm, ảnh hưởng hoặc bị mất mát hay hư hỏng trong thời gian lưu kho trong khi vận chuyển trên xe moóc hoặc các hình thức vận chuyển khác, hoặc khi dỡ hàng để chuyển tải.
- Đảm bảo cung cấp các phương tiện phù hợp và an toàn, phù hợp với tính chất của hàng hóa được vận chuyển.
Vận chuyển: Trong suốt quá trình này, nhà cung cấp dịch vụ có trách nhiệm cung cấp các phương tiện vận chuyển hàng hóa phù hợp. Trong đó, bao gồm cả thiết bị, nguồn lực và đào tạo khi cần thiết để đảm bảo đáp ứng các yêu cầu thỏa thuận.
Bên cạnh đó, TCVN 13198:2020 còn nêu rõ nhà cung cấp dịch vụ còn có trách nhiệm phải duy trì một hệ thống quản lý chính thức, hiệu quả để đảm bảo rằng mọi mất mát hoặc hư hỏng đối với hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển có thể được xác định tại thời điểm sớm nhất và khách hàng được thông báo nếu cần thiết. Đồng thời, báo cáo chi tiết về tổn thất, thiệt hại được phát hiện phải được lưu giữ và việc nhận trách nhiệm về hành động kế tiếp cần được xác định rõ ràng.
(2) Trách nhiệm của nhà cung cấp dịch vụ hàng hóa bao gói trong quá trình đóng gói và gửi hàng
Theo TCVN 13198:2020, khi thực hiện hoạt động đóng gói và gửi hàng thì bên cung cấp dịch vụ hàng hóa có trách nhiệm như sau:
Khâu đóng gói: Xác định bao bì đóng gói bị hư hại, rách hỏng ở bất kỳ giai đoạn nào trong quá trình cung cấp dịch vụ có thể ảnh hưởng xấu đến chất lượng hàng hóa.
Trường hợp bao bì đóng gói bị hư hại do các nguyên nhân như hàng hóa bốc xếp, vận chuyển hoặc chuyển tải không phù hợp thì phải thực hiện vì lợi ích cao nhất của khách hàng, nếu có thể tốt nhất nên đóng gói lại hoặc đảm bảo giảm thiểu thiệt hại tới mức thấp nhất.
Khâu chuẩn bị và gửi hàng:
- Đảm bảo các thông tin, hướng dẫn chi tiết trong mọi các thỏa thuận với khách hàng liên quan đến việc chuẩn bị, bốc xếp, sắp xếp hàng hóa, bảo quản và vận chuyển các sản phẩm đã được đóng gói phải được phổ biến cho nhân viên chịu trách nhiệm thực hiện công đoạn dịch vụ này. Trong đó, bao gồm cả các nhà thầu phụ.
- Thông tin nêu trên khi cung cấp cho nhân viên phải bao gồm tất các các khía cạnh liên quan như hướng dẫn về bốc xếp, trình tự bốc xếp, chứng từ đi kèm và thông tin nhận dạng sản phẩm. Nếu có thể, nên áp dụng các phương pháp nhận diện rõ ràng mà có thể duy trì được khả năng truy xuất các thông tin về sản phẩm và bốc xếp/lô hàng.
Bên cạnh đó, TCVN 13198:2020 có nêu khách hàng tại đây cũng cần phải đảm bảo rằng khi nhà cung cấp dịch vụ chuẩn bị nhận hàng hóa đã được sắp xếp trong thiết bị vận chuyển hàng hóa (như container hoặc xe moóc), thiết bị phải ở trong tình trạng tốt và phù hợp cho việc vận chuyển đến điểm đến dự kiến trong điều kiện đã biết trước và theo đặc tính của hàng hóa.
(3) Trách nhiệm của nhà cung cấp dịch vụ với nhà thầu phụ
Theo TCVN 13198:2020, khi giao nhà thầu phụ đảm nhiệm bất kỳ khâu nào thì nhà cung cấp phải thực hiện hướng dẫn rõ ràng về tính chất của hàng hóa và phạm vi trách nhiệm của nhà thầu phụ trong khâu vận chuyển, lưu kho và xếp dỡ, phương thức liên lạc và bản chất của thông tin được truyền đạt và mọi thông tin nào khác liên quan đến các cam kết đã thỏa thuận với khách hàng. Có thể kể đến như thời gian và địa điểm giao hàng,...
Theo đó, nhà cung cấp dịch vụ cũng có trách nhiệm thiết lập các hệ thống chính thức để đo lường hiệu quả hoạt động của các nhà thầu phụ và hành động kế tiếp nhà thầu phụ sơ suất hoặc có khả năng gây sơ suất trong quá trình triển khai dịch vụ.
Xem thêm tiêu chuẩn về Vận tải - Logistics và dịch vụ - Chuỗi vận tải hàng hóa - Quy tắc thực hành cung cấp dịch vụ hàng hóa bao gói tại TCVN 13198:2020.
