Chào bạn,
Dựa vào thông tin bạn cung cấp, tôi xin đưa ra tư vấn như sau:
Thứ nhất, thông thường, các giấy tờ ghi nhận các thông tin của bạn vẫn được Nhà trường lưu giữ nên bạn hoàn toàn có thể liên hệ với nhà trường nơi bạn từng theo học để xin cấp lại một bộ hồ sơ khác. Tuy nhiên, thì bạn chỉ có thể xin lại bản sao vì các loại hồ sơ như bằng tốt nghiệp bản chính,… chỉ được cấp cho người học một lần, do đó khi bạn mất, nếu cần các loại giấy tờ và hồ sơ nêu trên thì đề nghị nhà trường cấp lại bản sao vì theo quy định tại Điều 32 Thông tư 19/2015/TT-BGDĐT thì nhà trường là nơi có thẩm quyền cấp lại bản sao cho bạn, cụ thể như sau:
“Điều 32. Thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc
Cơ quan, cơ sở giáo dục đang quản lý sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ có thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc. Việc cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc được thực hiện đồng thời với việc cấp bản chính hoặc sau thời điểm cấp bản chính.”
Hơn nữa, căn cứ vào Điều 31 Thông tư 19/2015/TT-BGDĐT ban hành quy chế quản lý bằng tốt nghiệp trung học cơ sở, bằng tốt nghiệp trung học phổ thông, văn bằng giáo dục đại học và chứng chỉ của hệ thống giáo dục quốc dân, quy định:
“1. Bản sao văn bằng, chứng chỉ được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
2. Cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao văn bằng, chứng chỉ được cấp từ sổ gốc thì không được yêu cầu xuất trình bản chính văn bằng, chứng chỉ để đối chiếu, trừ trường hợp có căn cứ về việc bản sao giả mạo, bất hợp pháp thì yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu hoặc tiến hành xác minh, nếu thấy cần thiết.”
Theo đó thì bản sao vẫn có giá trị hợp pháp giống như bản chính. Vì vậy, bạn có thể liên hệ lại với Nhà trường để xin sao lục hồ sơ sinh viên, bao gồm các giấy tờ cần thiết.
Các bản sao lục này sẽ được Nhà trường đóng dấu xác nhận sao y bản chính cho bạn.
Khi đó, bạn có thể sử dụng bản sao y này thay thế cho học sơ gốc trong trường hợp cần thiết.
Thứ hai, thủ tục cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ quy định tại Điều 34 Thông tư 19/2015/TT-BGDĐT như sau:
+ Bạn có thể trực tiếp yêu cầu hoặc gửi yêu cầu của mình đến cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc qua bưu điện.
+ Bạn phải xuất trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu còn giá trị sử dụng để người tiếp nhận hồ sơ kiểm tra.
+ Nếu bạn nhờ cha, mẹ, con; vợ, chồng; anh, chị, em ruột thì những người này còn phải xuất trình giấy tờ để chứng minh quan hệ với bạn.
+ Nếu gửi yêu cầu qua bưu điện thì bạn phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực giấy tờ quy định tại Khoản 1 Điều 34 Thông tư 19/2015/TT-BGDĐT, 01 (một) phong bì dán tem ghi rõ họ tên, địa chỉ người nhận cho cơ quan, cơ sở giáo dục cấp bản sao.
+ Nhà trường sẽ căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao cho người yêu cầu; nội dung bản sao phải ghi theo đúng nội dung đã ghi trong sổ gốc. Trường hợp không còn lưu trữ được sổ gốc hoặc trong sổ gốc không có thông tin về nội dung yêu cầu cấp bản sao thì nhà trường có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho bạn
+ Trường hợp không cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc cho bạn thì cơ quan, cơ sở giáo dục phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.
- Thời hạn cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc như sau:
+ Ngay trong ngày cơ quan, cơ sở giáo dục tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 03 (ba) giờ chiều.
Trong trường hợp yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc được gửi qua bưu điện thì thời hạn được thực hiện ngay sau khi cơ quan, cơ sở giáo dục nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo dấu bưu điện đến;
+ Đối với trường hợp cùng một lúc yêu cầu chứng thực bản sao từ nhiều sổ gốc, yêu cầu số lượng nhiều bản sao, nội dung văn bằng, chứng chỉ phức tạp khó kiểm tra, đối chiếu mà cơ quan, cơ sở giáo dục không thể đáp ứng được thời hạn ngay trong ngày thì thời hạn cấp bản sao được kéo dài thêm không quá 02 (hai) ngày làm việc hoặc có thể dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu cấp bản sao.
Bạn phải trả lệ phí cấp bản sao. Nếu yêu cầu gửi qua đường bưu điện thì bạn còn phải trả cước phí bưu điện cho cơ quan, cơ sở giáo dục cấp bản sao.
Hi vọng câu trả lời của tôi có thể giải đáp thắc mắc của bạn
Chuyên viên tư vấn Bình An./
BỘ PHẬN TƯ VẤN PHÁP LUẬT HÌNH SỰ - HÀNH CHÍNH | CÔNG TY LUẬT VIỆT KIM
M: (+84-4) 32.123.124; (+84-4) 32.899.888 - E: cle.vietkimlaw@gmail.com; luatvietkim@gmail.com - W: www.vietkimlaw.com
Ad: Trụ sở chính - Tầng 5, Tòa nhà SHB, 34 Giang Văn Minh, Ba Đình, HN | VPGD - Tầng 5, Nhà C, 236 Hoàng Quốc Việt, Cầu Giấy, HN.
