Việc thủ quỹ kiêm nhiệm thêm công việc kế toán là một vấn đề muôn thuở trong các doanh nghiệp. Tuy nhiên, điều này tiềm ẩn nhiều rủi ro và vi phạm quy định pháp luật
(1) Thủ quỹ có được kiêm nhiệm thêm công việc kế toán không?
Thủ quỹ là người quản lý tiền mặt và các khoản thu chi trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Họ đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự an toàn và minh bạch của các hoạt động tài chính.
Kế toán là những chuyên gia đảm nhiệm vai trò ghi chép, thu thập, xử lý và phân tích thông tin tài chính cho doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân. Họ cũng có vai trò quan trọng trong việc quản lý tài chính hiệu quả, đảm bảo sự minh bạch và tuân thủ pháp luật trong hoạt động kinh tế.
Như vậy, cả hai vị trí là thủ quỹ và kế toán đều có chung một điểm là để quản lý tài chính, các khoản thu chi trong một doanh nghiệp, có vai trò gần như tương tự, vì lý do này, có nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường để cho thủ quỹ làm luôn công việc của kế toán.
Tuy nhiên, theo khoản 4 Điều 52 Luật Kế toán 2015 quy định những người không được làm kế toán có nêu rõ:
Người đang là quản lý, điều hành, thủ kho, thủ quỹ, người mua, bán tài sản trong cùng một đơn vị kế toán, trừ trong doanh nghiệp tư nhân, công ty TNHH do một cá nhân làm chủ sở hữu và các trường hợp khác do Chính phủ quy định không được làm kế toán.
Bên cạnh đó, tại khoản 3 Điều 19 Nghị định 174/2016/NĐ-CP cũng có quy định những người không được làm kế toán bao gồm:
- Các trường hợp quy định tại khoản 1, 2 Điều 52 Luật Kế toán 2015
- Cha đẻ, mẹ đẻ, cha nuôi, mẹ nuôi, vợ, chồng, con đẻ, con nuôi, anh, chị, em ruột của người đại diện theo pháp luật, của người đứng đầu, của giám đốc hoặc tổng giám đốc và của cấp phó của người đứng đầu, phó giám đốc hoặc phó tổng giám đốc phụ trách công tác tài chính - kế toán, kế toán trưởng trong cùng một đơn vị kế toán, trừ doanh nghiệp tư nhân, công ty trách nhiệm hữu hạn do một cá nhân làm chủ sở hữu, doanh nghiệp thuộc loại hình khác không có vốn nhà nước và là doanh nghiệp siêu nhỏ theo quy định của pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa.
- Người đang làm quản lý, điều hành, thủ kho, thủ quỹ, người được giao nhiệm vụ thường xuyên mua, bán tài sản trong cùng một đơn vị kế toán, trừ trường hợp trong cùng doanh nghiệp tư nhân, công ty trách nhiệm hữu hạn do một cá nhân làm chủ sở hữu và các doanh nghiệp thuộc loại hình khác không có vốn nhà nước và là doanh nghiệp siêu nhỏ theo quy định của pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa.
Từ hai quy định trên có thể kết luận, thủ quỹ không được kiêm nhiệm thêm công việc kế toán vì đây là đối tượng bị pháp luật cấm không được hành nghề kế toán trong cùng một đơn vị kế toán, trừ trường hợp trong cùng doanh nghiệp tư nhân, công ty TNHH do một cá nhân làm chủ sở hữu và các doanh nghiệp thuộc loại hình khác không có vốn nhà nước và là doanh nghiệp siêu nhỏ theo quy định của pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa.
(2) Vì sao thủ quỹ lại không được làm kế toán?
Như đã tìm hiểu ở trên, việc thủ quỹ kiêm nhiệm thêm kế toán là không đúng với quy định của pháp luật, tuy nhiên tại sao pháp luật lại cấm những người làm thủ quỹ được làm kế toán?
Đó là bởi vì việc thủ quỹ kiêm nhiệm kế toán sẽ có nguy cơ phát sinh các vấn đề sau đây:
- Xung đột lợi ích: Thủ quỹ có quyền truy cập vào cả tiền mặt và sổ sách kế toán, tạo điều kiện cho việc gian lận, tham nhũng dễ dàng xảy ra.
- Sai sót trong công việc: Do khối lượng công việc lớn, thủ quỹ có thể quá tải, dẫn đến sai sót trong việc ghi chép sổ sách kế toán, thanh toán, thu chi, v.v.
- Hạn chế kiểm soát nội bộ: Việc cùng một người thực hiện cả hai chức năng thu chi và ghi chép sổ sách kế toán vi phạm nguyên tắc kiểm soát nội bộ cơ bản, tạo điều kiện cho việc che giấu sai sót, gian lận.
- Khó khăn trong việc phân định trách nhiệm: Khi xảy ra sai sót hoặc vấn đề tài chính, việc phân định trách nhiệm giữa thủ quỹ và kế toán trở nên khó khăn.
Và các nguy cơ này khi phát sinh sẽ để lại các hậu quả to lớn cho doanh nghiệp như:
- Mất mát tài sản: Do gian lận, tham nhũng hoặc sai sót trong công việc.
- Mất uy tín: Do vi phạm pháp luật và thiếu minh bạch trong hoạt động tài chính.
- Phải chịu các khoản phạt: Do vi phạm quy định của pháp luật về kế toán và kiểm soát nội bộ.
Vì những lí do trên, thủ quỹ không được phép kiêm nhiệm thêm công việc kế toán trong cùng một đơn vị kế toán.
