Thời gian lưu trữ hồ sơ thế chấp bằng quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất là bao lâu? Và thủ tục tiêu hủy hồ sơ thế chấp được thực hiện như thế nào?
Thời gian lưu trữ hồ sơ thế chấp QSDĐ là bao lâu?
Theo điểm b khoản 3 Điều 24 Thông tư 10/2024/TT-BTNMT quy định thời hạn bảo quản hồ sơ địa chính được quy định như sau:
Bảo quản trong thời hạn 05 năm đối với hồ sơ thủ tục đăng ký cho thuê, cho thuê lại, đăng ký thế chấp bằng quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất đã đăng ký xóa cho thuê, cho thuê lại, xóa thế chấp; thông báo về việc chỉnh lý, cập nhật hồ sơ địa chính và các giấy tờ khác kèm theo.
Đồng thời, theo phụ lục III về Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên ngành tài nguyên và môi trường được ban hành kèm theo Thông tư 03/2022/TT-BTNMT quy định thời hạn bảo quản:
- Hồ sơ, tài liệu về đăng ký thế chấp bằng quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất là 05 năm (từ khi hết giao dịch)
- Hồ sơ, tài liệu về xóa đăng ký thế chấp bằng quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất là 05 năm.
Như vậy, thời gian lưu trữ hồ sơ thế chấp QSDĐ, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất là 5 năm kể từ khi hết giao dịch.
Thủ tục tiêu huỷ hồ sơ thế chấp QSDĐ?
Theo Điều 28 Luật lưu trữ 2011 quy định về huỷ tài liệu hết giá trị thì thủ tục tiêu huỷ hồ sơ thế chấp QSDĐ sẽ được thực hiện như sau:
(1) Thẩm quyền quyết định huỷ
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định huỷ tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ cơ quan.
- Người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền về lưu trữ các cấp quyết định huỷ tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử cùng cấp.
(2) Hồ sơ huỷ
- Quyết định thành lập Hội đồng;
- Danh mục tài liệu hết giá trị; tờ trình và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;
- Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu; Biên bản họp Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu;
- Văn bản đề nghị thẩm định, xin ý kiến của cơ quan, tổ chức có tài liệu hết giá trị;
- Văn bản thẩm định, cho ý kiến của cơ quan có thẩm quyền;
- Quyết định huỷ tài liệu hết giá trị;
- Biên bản bàn giao tài liệu hủy;
- Biên bản huỷ tài liệu hết giá trị.
(3) Thủ tục huỷ hồ sơ thế chấp QSDĐ
- Theo đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đề nghị cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ cùng cấp thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy; người đứng đầu cơ quan, tổ chức không thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đề nghị Lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp có ý kiến đối với tài liệu hết giá trị cần hủy;
Căn cứ vào ý kiến thẩm định của Hội đồng xác định giá trị tài liệu hoặc ý kiến của cơ quan cấp trên trực tiếp, người có thẩm quyền quyết định việc hủy tài liệu hết giá trị;
- Theo đề nghị của Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ quyết định hủy tài liệu có thông tin trùng lặp tại Lưu trữ lịch sử.
Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu do người đứng đầu cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ quyết định thành lập để thẩm tra tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử;
- Việc hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm hủy hết thông tin trong tài liệu và phải được lập thành biên bản.
- Hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại cơ quan, tổ chức có tài liệu bị huỷ ít nhất 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu.
Như vậy, thủ tục huỷ hồ sơ thế chấp QSDĐ cũng sẽ được thực hiện theo quy định trên.
Khi đăng ký thế chấp QSDĐ thì phải chỉnh lý, cập nhật tài liệu nào?
Theo Điều 21 Thông tư 10/2024/TT-BTNMT quy định về tài liệu hồ sơ địa chính phải chỉnh lý, cập nhật biến động và căn cứ chỉnh lý, cập nhật thì:
Trường hợp đăng ký thế chấp, xóa đăng ký thế chấp, đăng ký thay đổi nội dung thế chấp quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất phải chỉnh lý, cập nhật Sổ địa chính dựa trên căn cứ là Giấy chứng nhận đã cấp và hồ sơ thủ tục đăng ký thế chấp, xóa đăng ký thế chấp, đăng ký thay đổi nội dung thế chấp.
Như vậy, khi đăng ký thế chấp QSDĐ thì phải chỉnh lý, cập nhật Sổ địa chính.
