Căn cứ Khoản 1 Mục II Thông tư liên tịch 11/2005/TTLT-BNV-BLĐTBXH-BTC-UBDT hướng dẫn chế độ phụ cấp khu vực do Bộ Nội vụ - Bộ Lao động, Thương binh và Xã hội - Bộ Tài chính - Uỷ ban Dân tộc ban hành thì việc xác định phụ cấp khu vực dựa trên các yếu tố sau:
Thứ nhất, Yếu tố địa lý tự nhiên như: khí hậu xấu, thể hiện ở mức độ khắc nghiệt về nhiệt độ, độ ẩm, độ cao, áp suất không khí, tốc độ gió,… cao hơn hoặc thấp hơn so với bình thường, làm ảnh hưởng đến sức khoẻ con người;
Xa xôi, hẻo lánh (mật độ dân cư thưa thớt, xa các trung tâm văn hoá, chính trị, kinh tế, xa đất liền…), đường xá, cầu cống, trường học, cơ sở y tế, dịch vụ thương mại thấp kém, đi lại khó khăn, ảnh hưởng đến đời sống vật chất và tinh thần của con người;
Thứ hai, khi xác định phụ cấp khu vực có thể xem xét bổ sung các yếu tố đặc biệt khó khăn, biên giới, hải đảo, sình lầy.
Phụ cấp khu vực được quy định chủ yếu theo địa giới hành chính xã, phường, thị trấn (gọi chung là xã). Các cơ quan, đơn vị, công ty nhà nước đóng trên địa bàn xã nào thì hưởng theo mức phụ cấp khu vực của xã đó. Một số trường hợp đặc biệt đóng xa dân hoặc giáp ranh với nhiều xã được xem xét để quy định mức phụ cấp khu vực riêng.
Khi các yếu tố dùng xác định phụ cấp khu vực hoặc địa bàn xã thay đổi (chia, nhập, thành lập mới…), phụ cấp khu vực được xác định hoặc điều chỉnh lại cho phù hợp.
Theo đó, việc xác định hưởng phụ cấp khu vực căn cứ trên yếu tố địa lý tự nhiên và xác định theo địa giới hành chính xã, phường, thị trấn (gọi chung là xã). Xã Đồng Lạc được chuyển đổi thành Phường Đồng Lạc, địa giới hành chính không thay đổi, nếu yếu tố địa lý tự nhiên không thay đổi thì vẫn tiếp tục hưởng phụ cấp 0.1. Nếu có yếu tố địa lý tự nhiên có thay đổi thì cơ quan có thẩm quyền phải xem xét và ban hành văn bản điều chỉnh, hiện mình chưa thấy có thông tin về việc điều chỉnh này do đó trường hợp chưa có văn bản điều chỉnh thì mình vẫn áp dụng phụ cấp khu vực 0,1.
