Thiệt hại mà cháy, nổ gây ra là rất lớn, nhất là tại các công ty. Đây là nơi lưu giữ nhiều tài liệu của doanh nghiệp rất quan trọng, trong đó có tài liệu kế toán. Vậy trường hợp không may xảy ra hỏa hoạn tại công ty dẫn đến tài liệu kế toán bị hư hại thì xử lý ra sao?
1. Tài liệu kế toán gồm những tài liệu nào?
Theo khoản 18 Điều 3 Luật Kế toán 2015 quy định tài liệu kế toán là chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị, báo cáo kiểm toán, báo cáo kiểm tra kế toán và tài liệu khác có liên quan đến kế toán.
Trong đó:
- Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.
- Báo cáo tài chính là hệ thống thông tin kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán được trình bày theo biểu mẫu quy định tại chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán.
2. Trách nhiệm của kế toán trong việc lưu trữ và bảo quản tài liệu
- Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ.
- Trường hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ, bị tịch thu thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp tài liệu kế toán đó; nếu tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp tài liệu hoặc bản xác nhận.
- Tài liệu kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán.
- Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán.
- Tài liệu kế toán phải được lưu trữ theo thời hạn sau đây:
+ Ít nhất là 05 năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính;
+ Ít nhất là 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;
+ Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
- Chính phủ quy định cụ thể từng loại tài liệu kế toán phải lưu trữ, thời hạn lưu trữ, thời điểm tính thời hạn lưu trữ quy định tại khoản 5 Điều này, nơi lưu trữ và thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ.
3. Tài liệu kế toán bị hư hỏng thì cần làm gì sau khi bị cháy?
Căn cứ Điều 42 Luật Kế toán 2015 trách nhiệm của đơn vị kế toán trong trường hợp tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại thực hiện như sau:
Theo đó, khi phát hiện tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại, đơn vị kế toán phải thực hiện ngay các công việc sau đây:
- Kiểm tra, xác định và lập biên bản về số lượng, hiện trạng, nguyên nhân tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại; thông báo cho tổ chức, cá nhân có liên quan và cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
- Tổ chức phục hồi lại tài liệu kế toán bị hư hỏng;
- Liên hệ với tổ chức, cá nhân có giao dịch tài liệu, số liệu kế toán để được sao chụp hoặc xác nhận lại tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại;
- Đối với tài liệu kế toán có liên quan đến tài sản nhưng không thể phục hồi bằng các biện pháp quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều 42 Luật Kế toán 2015 thì phải kiểm kê tài sản để lập lại tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại.
4. Đơn vị kế toán phải làm gì do tài liệu bị cháy bởi các nguyên nhân khách quan?
Căn cứ Điều 4 Thông tư 96/2010/TT-BTC trách nhiệm của đơn vị kế toán có tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại do các nguyên nhân khách quan
- Phải thông báo kịp thời cho các cơ quan quản lý liên quan như: Cơ quan tài chính, cơ quan thuế, kho bạc nhà nước, cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp trong thời hạn 15 ngày sau khi phát hiện tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại do nguyên nhân khách quan.
- Phải thu thập và phục hồi, xử lý đến mức tối đa có thể được tài liệu kế toán và các tài liệu có liên quan đến công tác kế toán của đơn vị kế toán bị huỷ hoại do các nguyên nhân khách quan.
- Phải sưu tập, sao chụp lại đến mức tối đa các tài liệu kế toán bị mất.
- Phải thành lập Ban phục hồi, xử lý tài liệu kế toán để thực hiện các công việc liên quan đến phục hồi, xử lý tài liệu kế toán ngay sau khi thông báo tình hình tới các cơ quan quản lý liên quan.
Như vậy, trường hợp không may tài liệu kế toán bị hư hỏng nặng do cháy nổ thì đơn vị kế toán phải kiểm tra, xác định và lập biên bản về số lượng, hiện trạng, nguyên nhân; thông báo cho tổ chức, cá nhân có liên quan và cơ quan nhà nước có thẩm quyền; tổ chức phục hồi lại tài liệu kế toán bị hư hỏng; sao chụp hoặc xác nhận lại tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại; đối với tài liệu kế toán có liên quan đến tài sản nhưng không thể phục hồi phải kiểm kê tài sản để lập lại tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại.
