Phần 5: Mười Công Việc Luật Sư Nội Bộ Nên Làm
Những năm gần đây nghề luật sư nội bộ đã phát triển nhanh chóng, các doanh nghiệp đã chủ động thành lập bộ phận pháp chế hoặc tuyển luật sư để thực hiện các công việc pháp lý. Xu hướng này cũng kéo theo sự dịch chuyển một số lượng lớn các luật sư đang làm việc cho các hãng luật quyết định đầu quân cho doanh nghiệp.
Bên cạnh những luật sư nội bộ rất thành công với vai trò mới, cũng có không ít đồng nghiệp khi chuyển sang môi trường làm việc mới này đã gặp rất nhiều khó khăn khi làm việc tại doanh nghiệp. Các khó khăn chủ yếu là khối lượng công việc khá nhiều, yêu cầu giải quyết gấp, liên tục phải trả lời điện thoại và email từ rất nhiều người, phải đi công tác thường xuyên…vv. Trong khi đó luật sư nội bộ còn phải phụ trách thêm nhiều công việc liên quan khác như kiểm soát tuân thủ, thư ký công ty, quan hệ đối ngoại với cơ quan nhà nước…vv. Không ít trong số các luật sư đi ra từ hãng luật đã phải từ bỏ doanh nghiệp và quay lại chốn cũ. Vì vậy, tôi quyết định viết bài này để chia sẻ với các bạn về những công việc bạn nên làm khi hành nghề luật sư nội bộ cho doanh nghiệp.
Thứ nhất: Xây dựng dữ liệu về hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp
Nếu bạn là luật sư của một tập đoàn hoặc công ty mẹ hiện đang sở hữu cả chục công ty con và các công ty liên kết. Việc phải nhớ các thông tin của từng công ty để thực hiện các công việc pháp lý có thể làm bạn đau đầu và đôi khi bị lẫn lộn. Lời khuyên cho bạn là hãy chuyển thể các giấy phép, tài liệu pháp lý của các công ty này thành một hệ thống dữ liệu và lưu chúng dưới dạng bản mềm. Điều này sẽ giúp bạn dễ dàng tra cứu, sử dụng và quản lý hồ sơ pháp lý của công ty mình hơn.
May mắn thay, hiện nay có rất nhiều phần mềm có thể hỗ trợ bạn xây dựng dữ liệu này một cách nhanh chóng và dễ dàng sử dụng. Nếu như bạn muốn thể hiện cấu trúc của tập đoàn, công ty me dưới dạng sơ đồ thì các phần mềm như Visio (Microsoft), WBS (Work Breakdown Structure) hoặc Mindmap có thể giúp cho bạn. Nếu bạn muộn sử dụng các thông tin dữ liệu ở dạng có thể lọc và quản lý theo tiêu chí và dễ dàng copy khi soạn thảo thì bạn có thể sử dụng excel (Microsoft).
Việc xây dựng dữ liệu hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp còn giúp bạn dễ dàng báo cáo tình hình pháp lý của doanh nghiệp cho cấp trên, cung cấp thông tin cho nhân viên pháp lý mới hoặc bàn giao cho đồng nghiệp mới các công việc của mình. Đây là công việc vất vả ở những lần đầu thực hiện nhưng sẽ giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian trong quá trình làm việc.
Thứ hai: Xây dựng lòng tin về bạn và đội nhóm của bạn
Phần lớn các công việc pháp lý nội bộ là ý kiến tư vấn của bạn và đội nhóm của bạn gửi đến chủ doanh nghiệp, ban lãnh đạo của công ty và đồng nghiệp ở các phòng ban khác. Ý kiến tư vấn của bạn sẽ hữu dụng nếu người tiếp nhận tin tưởng và thực hiện theo ý kiến tư vấn của bạn. Vì vậy việc xây dựng lòng tin của những vị khách hàng nội bộ này là việc làm đặc biệt quan trọng và cần được ưu tiên thực hiện trước.
Bạn có thể lấy được niềm tin của họ như thế nào? Bạn cần phải cung cấp cho những vị khách này các ý kiến tư vấn vững chắc về chuyên môn, sát với tình hình thực tế của doanh nghiệp và cung cấp được giải pháp tốt để họ thực hiện. Để làm được điều này bạn phải xây dựng các giá trị cốt lõi của bản thân trong môi trường doanh nghiệp. Một trong những hành động đó là việc thượng tôn pháp luật, tuân thủ đầy đủ các chuẩn mực đạo đức ứng xử hành nghề luật sư và thể hiện sự chuyên nghiệp trong công việc.
Thứ ba: Xây dựng đội nhóm luật sư nội bộ của công công ty
Làm việc theo nhóm là một yêu cầu bắt buộc đối với luật sư nội bộ bởi vì các công việc pháp lý hàng ngày của doanh nghiệp là rất nhiều và đòi hỏi bạn phải xử lý nhanh chóng. Một mình bạn thì khó có thể đảm bảo tất cả các công việc được hoàn thành với chất lượng tốt nhất và kịp thời.
Tùy theo hoạt động kinh doanh của công ty, bạn và nhóm của bạn có thể thảo luận để phân chia người phụ trách từng mảng công việc nhất định. Công việc sẽ trở nên dễ dàng hơn và được xử lý nhanh, hiệu quả hơn nếu nó được thực hiện bởi những người đã được chuyên môn hóa cao. Khi cần sự phối hợp nhóm, các thành viên phải sẵn sàng hỗ trợ nhau cùng thực hiện một mục tiêu chung.
Ngoài ra việc xây dựng đội nhóm sẽ giúp các thành viên có thể gắn kết, hỗ trợ nhau trong những thời điểm đòi hỏi phải có nguồn lực đủ về số lượng để đảm bảo công việc được xử lý nhanh và hiệu quả.
Thứ tư: Mua sắm các tiện ích về phần mềm cho luật sư
Hiện nay việc tra cứu và sử dụng hệ thống văn bản pháp luật Việt Nam đã trở nên dễ dàng hơn trước đây. Bạn chỉ cần đăng ký mua dịch vụ văn bản pháp luât của một số nhà cung cấp dịch vụ có uy tín trên thị trường như #0000ff;">thuvienphapluat.vn; hoặc #0000ff;">luatvietnam.vn; hoặc #0000ff;">khaitri.vn…vv. Mặc dù bạn cũng có thể tìm kiếm các văn bản pháp luật trên các cổng thông tin của cơ quan nhà nước như #0000ff;">chinhphu.vn hoặc #0000ff;">quochoi.vn nhưng các website này không có chức năng lược đồ cho phép bản kiểm tra mối quan hệ giữa các văn bản, hiệu lực…vv. Ngoài ra, các nhà cung cấp dịch vụ văn bản nêu trên còn có cơ chế cập nhật văn bản mới qua email hoặc tin nhắn điện thoại giúp bạn luôn được cập nhật văn bản pháp luật.
Các tiện ích về tra cứu văn bản đã giúp bạn tiết kiệm đã khá nhiều thời gian và công sức để hệ thống hóa văn bản cho riêng mình như trước đây từng làm. Ngoài ra bạn cũng có thể mua thêm dịch vụ văn bản tiếng Anh của nhà cung cấp dịch vụ #0000ff;">vietnamlaws.com nếu như cần tham khảo các bản dịch tiếng Anh của văn bản mà bạn cần.
Thứ năm: Xây dựng danh mục các yêu cầu về tuân thủ pháp luật
Tùy từng loại hình doanh nghiệp cũng như lĩnh vực ngành nghề kinh doanh, mỗi doanh nghiệp cần phải tuân thủ các quy định của pháp luật khác nhau. Với vai trò là luật sư nội bộ, bạn nên xây dựng một bộ danh mục các yêu cầu về tuân thủ pháp luật để bạn theo dõi và thực hiện theo các yêu cầu của pháp luật.
Danh mục tuân thủ pháp luật này nên thực hiện theo các tiêu chí sau đây: vấn đề tuân thủ chung cho tất cả các doanh nghiệp như vấn đề lao động, thuế, kế toán, đăng ký doanh nghiệp,…vv sau đó là vấn đề tuân thủ pháp luật đặc thù của doanh nghiệp mình. Danh mục tuân thủ pháp luật này nên được in ấn và trên cơ sở đó rà soát kiểm tra định kỳ và phát hiện kịp thời khắc phục các sai sót nếu có thể. Sau khi xây dựng được danh mục tuân thủ pháp luật bạn cần thông báo và phối hợp với các phòng ban liên quan để thực hiện.
Thứ sáu: Xây dựng hệ thống biểu mẫu chuẩn
Một trong những công việc chiếm hầu hết thời gian làm việc của luật sư nội bộ là soạn thảo các loại tài liệu pháp lý như hợp đồng, đơn hàng, hồ sơ thầu, công văn, báo cáo…vv. Để tiết kiệm thời gian thực hiện công việc này, bạn nên xây dựng cho mình một hệ thống biểu mẫu chuẩn mực để áp dụng cho các trường hợp tương có tính tự lặp đi lặp lại.
Việc xây dựng hệ thống biểu mẫu chuẩn cũng giúp bạn kiểm soát được việc áp dụng thống nhất các dạng tài liệu trong toàn bộ doanh nghiệp. Khi làm được điều này bạn cũng sẽ tiết kiệm được thời gian khi phải rà soát và kiểm tra các tài liệu này theo yêu cầu của ban lãnh đạo doanh nghiệp.
Thứ bảy: Tăng cường huấn luyện đào tạo pháp luật nội bộ
Bạn cũng nên dành một quỹ thời gian nhất định trong năm để tổ chức các buổi huấn luyện đào tạo pháp luật nội bộ cho các phòng ban và những người phải thực hiện các công việc liên quan đến pháp lý. Việc trang bị kiến thức pháp lý cho các phòng ban sẽ giúp cho bạn giảm thiểu được thời gian tư vấn các vấn đề đơn giản, cụ thể hàng ngày mà bạn thường phải trả lời qua điện thoại hoặc email.
Ngoài ra việc huấn luyện đào tạo pháp luật nội bộ cũng giúp doanh nghiệp đảm bảo sự tuân thủ pháp luật theo một thể thống nhất, đồng bộ. Có thể ví việc huấn luyện đào tạo pháp luật nội bộ như một công tác truyền thông pháp lý cần phải thực hiện định kỳ.
Thứ tám: Thực hiện kiểm tra, giám sát các công việc pháp lý
Hiểu theo nghĩa rộng thì các công việc pháp lý của công ty sẽ do tất các phòng ban thực hiện, ví dụ như là trả lời khiếu nại khách hàng, soạn thảo các hồ sơ thầu, soạn thảo đơn hàng, thực hiện chương trình khuyến mãi…Để đảm bảo các công việc này vẫn “chạy” một cách phù hợp với quy định của pháp luật, bạn cần thường xuyên định kỳ làm công tác kiểm tra quy trình thực hiện, biểu mẫu sử dụng và giúp các phòng ban hiệu chỉnh kịp thời để phòng ngừa rủi ro trước khi rủi ro xảy ra.
Việc kiểm tra, giám sát các công việc pháp lý này cần truyền thông nó như là một chương trình thường kỳ không nhằm mục đích “vạch lá, tìm sâu” để bắt lỗi hay đổ lỗi cho cá nhân, phòng ban nào mà nó chỉ nhằm mục đích chung là kiểm soát rủi ro pháp lý và đảm bảo sự tuân thủ pháp luật cho công ty.
Nếu làm tốt công việc này, bạn sẽ là luật sư đi phòng bệnh thay vì phải bận rộn đi chữa căn bệnh (giải quyết tranh chấp hoặc xử lý hậu quả).
Thứ chín: Xây dựng quan hệ đối tác chiến lược với các hãng luật
Có những thời điểm hoặc có những công việc, bạn và đội nhóm của bạn không thể nào thực hiện một số công việc pháp lý vì có thể khối lượng công việc quá nhiều hoặc những việc khó và phức tạp mà ban chưa có kinh nghiệm. Vì vậy việc thuê ngoài dịch vụ pháp lý của các hãng luật là điều cần thiết. Tuy nhiên việc sử dụng dịch vụ luật sư của hãng luật cũng đòi hỏi bạn phải biết cách quản lý để đảm bảo chi phí tối thiểu, sản phẩm được cung cấp có chất lượng tốt. Để làm được việc này bạn cần có một kế hoạch trước ví dụ như dự trù ngân sách của năm dành cho việc mua dịch vụ pháp lý, danh sách các hãng luật có đủ năng lực thực hiện, những nội dung, công việc nào cần phải thuê ngoài.
Để luôn có các hãng luật sẵn sàng cung cấp dịch vụ cho doanh nghiệp, bạn cần thiết lập sẵn sàng quan hệ đối tác với các hãng luật bằng các hình thức như ký hợp đồng nguyên tắc, thống nhất các nguyên tắc cung cấp và sử dụng dịch vụ. Tổ chức đấu thầu dịch vụ đối với các dự án lớn để đảm bảo tính cạnh tranh về giá và xem xét đầy đủ năng lực.
Thứ mười: Xây dựng quan hệ tốt đẹp với cơ quan quản lý nhà nước
Mỗi doanh nghiệp khi hoạt động trong một ngành nghề kinh doanh nào đó việc thiết lập quan hệ tốt đẹp giữa doanh nghiệp và cơ quan nhà nước là hết sức quan trọng và cần thiết. Tại một số công ty, tập đoàn lớn thường có một bộ phận hoặc có người phụ trách quan hệ đối ngoại với cơ quan nhà nước. Tuy nhiên ở một số doanh nghiệp, luật sư nội bộ thường kiêm luôn công việc này. Dù bạn có kiêm nhiệm hay không kiêm nhiệm công việc quan hệ đối ngoại với cơ quan nhà nước thì luật sư nội bộ cũng nên xây dựng các mối quan hệ tốt đẹp với cơ quan quản lý nhà nước. Bởi vì luật sư nội bộ sẽ giúp công ty nắm bắt, cập nhật được xu hướng về chính sách pháp luật của nhà nước trong ngành nghề mà công ty đang kinh doanh. Trong một số trường hợp luật sư nội bộ cũng có thể góp tiếng nói đại diện cho doanh nghiệp trong quá trình xây dựng chính sách pháp luật trong lĩnh vực liên quan này.
Ngoài các công việc luật sư nội bộ nên làm nêu trên, bạn cũng nên tích lũy thêm các kỹ năng mềm khác như kỹ năng giao việc, quản lý công việc hiệu quả, giao tiếp và thuyết trình, huấn luyện (coaching)…vv. Hy vọng những chia sẻ trên đây có thể giúp ích cho bạn trong công việc thường ngày của mình.
Lê Trọng Thêm. Website: http://luatsuletrongthem.com/
Đóng góp hết sức mình vì một xã hội văn minh hành xử theo luật.
