Ngày 06/9/2023, Kiểm toán nhà nước ký Quyết định 11/2023/QĐ-KTNN ban hành quy định danh mục hồ sơ kiểm toán; chế độ nộp lưu, bảo quản, khai thác và hủy hồ sơ kiểm toán.
Theo đó, quy định rõ danh mục hồ sơ kiểm toán và chế độ nộp lưu, bảo quản hồ sơ kiểm toán như sau:
(1) Danh mục hồ sơ kiểm toán
Danh mục hồ sơ kiểm toán của một cuộc kiểm toán gồm: Hồ sơ kiểm toán chung của Đoàn kiểm toán; hồ sơ kiểm toán chi tiết của Tổ kiểm toán; hồ sơ kiểm tra thực hiện kết luận, kiến nghị kiểm toán; hồ sơ giải quyết khiếu nại, kiến nghị và khởi kiện trong hoạt động kiểm toán nhà nước; hồ sơ kiểm soát chất lượng kiểm toán của Kiểm toán trưởng Kiểm toán nhà nước chuyên ngành, khu vực và Vụ trưởng các Vụ tham mưu được giao chủ trì cuộc kiểm toán (gọi tắt là Kiểm toán trưởng).
(2) Nộp lưu hồ sơ kiểm toán
Căn cứ tại Điều 9 Quyết định 11/2023/QĐ-KTNN quy định về chế độ nộp lưu hồ sơ như sau:
- Mỗi Đoàn kiểm toán (có một hoặc nhiều chủ đề kiểm toán) theo Quyết định phê duyệt phương án tổ chức kiểm toán hàng năm của các đơn vị trực thuộc Kiểm toán nhà nước lập thành một hồ sơ kiểm toán và lưu theo năm kiểm toán (xác định theo năm của Quyết định kế hoạch kiểm toán năm và Quyết định điều chỉnh). Phương pháp lập hồ sơ kiểm toán thực hiện theo Phụ lục số II của quy định này.
- Chậm nhất 45 ngày kể từ ngày phát hành Báo cáo kiểm toán của Đoàn kiểm toán, Trưởng Đoàn kiểm toán có trách nhiệm tổ chức lập danh mục và nộp hồ sơ kiểm toán của Đoàn kiểm toán vào lưu trữ tại phòng Tổng hợp thuộc đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán (trong trường hợp không có phòng Tổng hợp thì lưu trữ tại bộ phận do Kiểm toán trưởng quyết định). Hồ sơ kiểm soát chất lượng kiểm toán của Kiểm toán trưởng được tập hợp lưu trữ cùng hồ sơ kiểm toán của Đoàn kiểm toán.
- Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày phát hành Báo cáo kiểm tra thực hiện kết luận, kiến nghị kiểm toán, Trưởng đoàn kiểm tra có trách nhiệm lập và nộp hồ sơ kiểm tra thực hiện kết luận, kiến nghị kiểm toán vào lưu trữ tại phòng Tổng hợp thuộc đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán (trong trường hợp không có phòng Tổng hợp thì lưu trữ tại bộ phận do Kiểm toán trưởng quyết định). Hồ sơ kiểm tra thực hiện kết luận, kiến nghị kiểm toán được tập hợp lưu trữ cùng hồ sơ kiểm toán của Đoàn kiểm toán.
- Trong thời hạn 20 ngày làm việc, kể từ ngày ra quyết định giải quyết khiếu nại hoặc ngày ký công văn về việc trả lời kiến nghị kiểm toán, hồ sơ giải quyết khiếu nại, kiến nghị kiểm toán được đưa vào lưu trữ tại phòng Tổng hợp thuộc đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán (trong trường hợp không có phòng Tổng hợp thì lưu trữ tại bộ phận do Kiểm toán trưởng quyết định). Hồ sơ giải quyết khiếu nại, kiến nghị và khởi kiện trong hoạt động kiểm toán nhà nước được tập hợp lưu trữ cùng hồ sơ kiểm toán của Đoàn kiểm toán.
Kiểm toán nhà nước chuyên ngành, Vụ tham mưu được giao chủ trì cuộc kiểm toán có trách nhiệm lưu giữ hồ sơ giải quyết khiếu nại trước khi nộp vào lưu trữ của Kiểm toán nhà nước do Văn phòng Kiểm toán nhà nước quản lý. Kiểm toán nhà nước khu vực có trách nhiệm lưu giữ hồ sơ giải quyết khiếu nại của Kiểm toán nhà nước khu vực.
- Chậm nhất 12 tháng, kể từ ngày Báo cáo kiểm toán được phát hành, Kiểm toán nhà nước chuyên ngành, Vụ tham mưu phải nộp hồ sơ kiểm toán vào lưu trữ của Kiểm toán nhà nước do Văn phòng Kiểm toán nhà nước quản lý; Kiểm toán nhà nước khu vực phải nộp hồ sơ kiểm toán vào lưu trữ do Văn phòng Kiểm toán nhà nước khu vực quản lý. Trường hợp có nhu cầu giữ lại để phục vụ công việc thì thực hiện theo Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Kiểm toán nhà nước.
- Đối với các hồ sơ, tài liệu có liên quan phát sinh sau khi hồ sơ kiểm toán được lưu trữ theo quy định: Chậm nhất 45 ngày kể từ ngày hoàn thành xử lý công việc, đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán có trách nhiệm nộp và lưu bổ sung vào hồ sơ kiểm toán của Kiểm toán nhà nước (đối với Kiểm toán nhà nước chuyên ngành, Vụ tham mưu); nộp và lưu bổ sung vào hồ sơ của Kiểm toán nhà nước khu vực (đối với Kiểm toán nhà nước khu vực).
- Lãnh đạo đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc nộp lưu hồ sơ kiểm toán theo đúng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Kiểm toán nhà nước.
- Việc số hóa, tạo lập, quản lý và lưu trữ hồ sơ kiểm toán điện tử của cuộc kiểm toán trên phần mềm thực hiện theo quy định của Kiểm toán nhà nước.
- Nhật ký công tác, Nhật ký kiểm toán ghi trên phần mềm điện tử đảm bảo yêu cầu pháp lý về tài liệu điện tử theo quy định của Nhà nước thì được công nhận tính hợp pháp đại diện cho tài liệu gốc và tích hợp lưu trữ vào hồ sơ kiểm toán điện tử của Kiểm toán nhà nước.
- Lập mục lục hồ sơ kiểm toán đưa vào lưu trữ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý (theo trình tự thời gian và diễn biến công việc), bao gồm ghi tên tài liệu thuộc danh mục hồ sơ, trích yếu nội dung, thời gian của văn bản, tài liệu, thứ tự, số trang của văn bản, tài liệu được sắp xếp trong hồ sơ (chi tiết tại Phụ lục II kèm theo).
- Việc nộp lưu hồ sơ kiểm toán vào các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia được thực hiện như đối với các hồ sơ, tài liệu lưu trữ khác theo quy định của pháp luật và của Kiểm toán nhà nước.
(3) Bảo quản hồ sơ kiểm toán
Về bảo quản hồ sơ kiểm toán, quy định như sau:
- Hồ sơ kiểm toán phải được bảo quản đầy đủ, an toàn, bảo mật, sắp xếp khoa học để dễ quản lý, dễ khai thác, sử dụng.
- Hồ sơ kiểm toán bảo quản lưu trữ của Kiểm toán nhà nước do Văn phòng Kiểm toán nhà nước trực tiếp quản lý tại kho lưu trữ; hồ sơ kiểm toán bảo quản lưu trữ của Kiểm toán nhà nước chuyên ngành và các Vụ tham mưu trước khi nộp vào lưu trữ của Kiểm toán nhà nước do phòng Tổng hợp trực tiếp quản lý (trong trường hợp không có phòng Tổng hợp thì lưu trữ tại bộ phận do Kiểm toán trưởng quyết định); hồ sơ kiểm toán bảo quản lưu trữ của Kiểm toán nhà nước khu vực do Văn phòng Kiểm toán nhà nước khu vực trực tiếp quản lý tại kho lưu trữ, trong thời gian chưa nộp về Văn phòng Kiểm toán nhà nước khu vực thì phòng Tổng hợp của Kiểm toán nhà nước khu vực có trách nhiệm quản lý hồ sơ.
- Thời hạn lưu trữ hồ sơ kiểm toán tối thiểu là 10 năm, trừ trường hợp có quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Đối với hồ sơ kiểm toán điện tử, sau khi kết thúc thời gian lưu trữ hồ sơ kiểm toán theo quy định, hồ sơ kiểm toán điện tử sẽ chuyển sang hình thức lưu trữ trên thiết bị lưu trữ lâu dài (như lưu trữ băng từ).
- Kho lưu trữ của Kiểm toán nhà nước và của Kiểm toán nhà nước khu vực phải đảm bảo các tiêu chuẩn về kho lưu trữ chuyên dụng theo Thông tư quy định của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng.
Xem chi tiết tại Quyết định 11/2023/QĐ-KTNN có hiệu lực từ ngày 21/10/2023 và thay thế Quyết định 04/2020/QĐ-KTNN.
