TẠO VÀ PHÁT HÀNH HOÁ ĐƠN
Điều 5. Nguyên tắc tạo hoá đơn
1. Tạo hoá đơn là hoạt động làm ra mẫu hoá đơn để sử dụng cho mục đích bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ của tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh thể hiện bằng các hình thức hoá đơn hướng dẫn tại khoản 3 Điều 3 Thông tư này.
2. Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh có thể đồng thời tạo nhiều hình thức hóa đơn khác nhau (hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử) theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và Thông tư này.
a) Tổ chức kinh doanh mới thành lập hoặc đang hoạt động được tạo hoá đơn tự in nếu thuộc các trường hợp hướng dẫn tại điểm a khoản 1 Điều 6 Thông tư này.
b) Tổ chức kinh doanh đang hoạt động được tạo hoá đơn tự in nếu đáp ứng điều kiện hướng dẫn tại điểm b khoản 1 Điều 6 Thông tư này.
c) Tổ chức kinh doanh thuộc đối tượng nêu tại điểm a, điểm b khoản này nhưng không tự in hóa đơn thì được tạo hóa đơn đặt in theo hướng dẫn tại Điều 8 Thông tư này.
d) Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuế không thuộc đối tượng nêu tại điểm a, điểm b khoản này được tạo hoá đơn đặt in theo hướng dẫn tại Điều 8 Thông tư này.
đ) Tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có hoạt động kinh doanh; hộ, cá nhân kinh doanh; doanh nghiệp siêu nhỏ; doanh nghiệp ở địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn và đặc biệt khó khăn được mua hoá đơn đặt in của cơ quan thuế theo hướng dẫn tại khoản 1 Điều 11 Thông tư này.
e) Các đơn vị sự nghiệp công lập có hoạt động sản xuất, kinh doanh theo quy định của pháp luật đáp ứng đủ điều kiện tự in hướng dẫn tại khoản 1 Điều 6 nhưng không tự in hoá đơn thì được tạo hoá đơn đặt in hoặc mua hoá đơn đặt in của cơ quan thuế.
g) Tổ chức không phải là doanh nghiệp; hộ, cá nhân không kinh doanh nhưng có phát sinh hoạt động bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ cần có hoá đơn để giao cho khách hàng được cơ quan thuế cấp hoá đơn lẻ.
3. Tổ chức, hộ, cá nhân khi tạo hoá đơn không được tạo trùng số hoá đơn trong cùng ký hiệu.
4. Chất lượng giấy và mực viết hoặc in trên hóa đơn phải đảm bảo thời gian lưu trữ theo quy định của pháp luật về kế toán.
Điều 6. Tạo hóa đơn tự in
1. Đối tượng được tạo hóa đơn tự in
a) Các doanh nghiệp, đơn vị sự nghiệp được tạo hóa đơn tự in kể từ khi có mã số thuế gồm:
- Doanh nghiệp được thành lập theo quy định của pháp luật trong khu công nghiệp, khu kinh tế, khu chế xuất, khu công nghệ cao.
- Các đơn vị sự nghiệp công lập có sản xuất, kinh doanh theo quy định của pháp luật.
- Doanh nghiệp có mức vốn điều lệ từ năm (05) tỷ đồng trở lên tính theo số vốn đã thực góp đến thời điểm thông báo phát hành hóa đơn.
b) Tổ chức kinh doanh đang hoạt động không thuộc các trường hợp nêu tại điểm a khoản này được tự in hoá đơn để sử dụng cho việc bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ nếu có đủ các điều kiện sau:
- Đã được cấp mã số thuế;
- Có doanh thu bán hàng hoá, dịch vụ;
- Có hệ thống thiết bị (máy tính, máy in, máy tính tiền) đảm bảo cho việc in và lập hoá đơn khi bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ;
- Là đơn vị kế toán theo quy định của Luật Kế toán và có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ gắn liền với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn bán hàng hoá, dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
- Không bị xử phạt vi phạm pháp luật về thuế hoặc đã bị xử phạt và đã chấp hành xử phạt vi phạm pháp luật về thuế mà tổng số tiền phạt vi phạm pháp luật về thuế dưới hai mươi (20) triệu đồng trong vòng ba trăm sáu mươi lăm (365) ngày tính liên tục từ ngày thông báo phát hành hoá đơn tự in lần đầu trở về trước.
c) Tổ chức nêu tại điểm a, điểm b khoản này trước khi tạo hoá đơn phải ra quyết định áp dụng hoá đơn tự in gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp và chịu trách nhiệm về quyết định này (mẫu số 5.8 Phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tư này).
Quyết định áp dụng hoá đơn tự in gồm các nội dung chủ yếu sau:
- Tên hệ thống thiết bị (máy tính, máy in, phần mềm ứng dụng) dùng để in hoá đơn;
- Bộ phận kỹ thuật hoặc tên nhà cung ứng dịch vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật tự in hoá đơn;
- Trách nhiệm của từng bộ phận trực thuộc liên quan việc tạo, lập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hoá đơn tự in trong nội bộ tổ chức;
- Mẫu các loại hoá đơn tự in cùng với mục đích sử dụng của mỗi loại phải có các tiêu thức để khi lập đảm bảo đầy đủ các nội dung hướng dẫn tại khoản 1 Điều 4 Thông tư này.
2. Tổ chức được tạo hóa đơn tự in sử dụng chương trình tự in hoá đơn từ các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy khác đảm bảo nguyên tắc:
- Việc đánh số thứ tự trên hoá đơn được thực hiện tự động. Mỗi liên của một số hoá đơn chỉ được in ra một lần, nếu in ra từ lần thứ 2 trở đi phải thể hiện là bản sao (copy).
- Phần mềm ứng dụng để in hoá đơn phải đảm bảo yêu cầu về bảo mật bằng việc phân quyền cho người sử dụng, người không được phân quyền sử dụng không được can thiệp làm thay đổi dữ liệu trên ứng dụng.
Điều 7. Tạo hóa đơn điện tử
1. Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
2. Hoá đơn điện tử được sử dụng theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
3. Việc quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử được thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính.
Điều 8. Tạo hoá đơn đặt in
1. Đối tượng được tạo hóa đơn đặt in:
a) Tổ chức kinh doanh; hộ và cá nhân kinh doanh có mã số thuế (không bao gồm hộ, cá nhân nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp) được tạo hoá đơn đặt in để sử dụng cho các hoạt động bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ.
b) Cục Thuế tạo hóa đơn đặt in để bán và cấp cho các đối tượng hướng dẫn tại khoản 1 Điều 11 và khoản 1 Điều 12 Thông tư này.
2. Hoá đơn đặt in được in ra dưới dạng mẫu in sẵn phải có các tiêu thức đảm bảo khi lập hoá đơn có đầy đủ nội dung bắt buộc theo hướng dẫn tại khoản 1 Điều 4 Thông tư này.
Đối tượng được tạo hóa đơn đặt in tự quyết định mẫu hóa đơn đặt in.
Tổ chức, hộ và cá nhân kinh doanh đặt in hoá đơn phải in sẵn tên, mã số thuế vào tiêu thức “tên, mã số thuế người bán” trên tờ hoá đơn.
Đối với các số hoá đơn đã đặt in nhưng chưa sử dụng hết có in sẵn địa chỉ trên tờ hoá đơn, khi có sự thay đổi địa chỉ, nếu tổ chức, hộ và cá nhân kinh doanh vẫn có nhu cầu sử dụng hoá đơn đã đặt in thì thực hiện đóng dấu địa chỉ mới vào bên cạnh tiêu thức địa chỉ đã in sẵn để tiếp tục sử dụng.
Trường hợp tổ chức, hộ và cá nhân kinh doanh đặt in hóa đơn cho các đơn vị trực thuộc thì tên tổ chức kinh doanh phải được in sẵn phía trên bên trái của tờ hóa đơn. Các đơn vị trực thuộc đóng dấu hoặc ghi tên, mã số thuế, địa chỉ vào tiêu thức “tên, mã số thuế, địa chỉ người bán hàng” để sử dụng.
Đối với hoá đơn do Cục Thuế đặt in, tên Cục Thuế được in sẵn phía trên bên trái của tờ hóa đơn.
3. In hóa đơn đặt in
a) Hoá đơn đặt in được in theo hợp đồng giữa tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh hoặc Cục Thuế với tổ chức nhận in hoá đơn đủ điều kiện tại điểm a khoản 4 Điều này.
b) Hợp đồng in hoá đơn được thể hiện bằng văn bản theo quy định của Luật Dân sự. Hợp đồng ghi cụ thể loại hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng, số thứ tự hoá đơn đặt in (số thứ tự bắt đầu và số thứ tự kết thúc), kèm theo hóa đơn mẫu.
c) Trường hợp tổ chức nhận in hoá đơn tự in hoá đơn đặt in để sử dụng cho mục đích bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, phải có quyết định in hoá đơn của thủ trưởng đơn vị. Quyết định in phải đảm bảo các nội dung quy định như loại hóa đơn, mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng, số thứ tự hoá đơn đặt in (số thứ tự bắt đầu và số thứ tự kết thúc), kèm theo hóa đơn mẫu.
Điều 9. Phát hành hoá đơn của tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh
1. Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh trước khi sử dụng hoá đơn cho việc bán hàng hoá, dịch vụ, trừ hóa đơn được mua, cấp tại cơ quan thuế, phải lập Thông báo phát hành hoá đơn (mẫu số 3.5 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này).
2. Thông báo phát hành hóa đơn gồm: tên đơn vị phát hành hoá đơn, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, các loại hoá đơn phát hành (tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ số... đến số...)), hoá đơn mẫu, tên và mã số thuế của doanh nghiệp in hoá đơn (đối với hoá đơn đặt in), ngày lập Thông báo phát hành, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị.
Trường hợp có sự thay đổi địa chỉ kinh doanh, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh phải gửi thông báo phát hành hoá đơn cho cơ quan thuế nơi chuyển đến, trong đó nêu rõ số hoá đơn đã phát hành chưa sử dụng, sẽ tiếp tục sử dụng.
Trường hợp tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh khi gửi thông báo phát hành từ lần thứ 2 trở đi, nếu không có sự thay đổi về nội dung và hình thức hóa đơn phát hành thì không cần phải gửi kèm hóa đơn mẫu.
Trường hợp có sự thay đổi về nội dung đã thông báo phát hành, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện thông báo phát hành mới theo hướng dẫn tại khoản này.
Riêng hoá đơn xuất khẩu, nếu có sự thay đổi mẫu hoá đơn nhưng không thay đổi các nội dung bắt buộc thì không phải thực hiện thông báo phát hành mới.
3. Hóa đơn mẫu là bản in thể hiện đúng, đủ các tiêu thức trên liên của hóa đơn giao cho người mua loại được phát hành, có số hóa đơn là một dãy các chữ số 0 và in hoặc đóng chữ “Mẫu” trên tờ hóa đơn.
4. Thông báo phát hành hóa đơn phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất năm (05) ngày trước khi tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn và trong thời hạn mười (10) ngày, kể từ ngày ký thông báo phát hành. Thông báo phát hành hóa đơn gồm cả hoá đơn mẫu phải được niêm yết rõ ràng ngay tại các cơ sở sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa, dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn.
Trường hợp tổ chức có các đơn vị trực thuộc, chi nhánh có sử dụng chung mẫu hóa đơn của tổ chức thì từng đơn vị trực thuộc, chi nhánh phải gửi Thông báo phát hành cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Tổng cục Thuế có trách nhiệm căn cứ nội dung phát hành hoá đơn của tổ chức, hộ, cá nhân phát hành, tổ chức xây dựng hệ thống dữ liệu thông tin về phát hành hoá đơn trên trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để mọi tổ chức, cá nhân tra cứu được nội dung cần thiết về hoá đơn đã thông báo phát hành của tổ chức, hộ, cá nhân.
Trường hợp khi nhận được Thông báo phát hành do tổ chức, hộ, cá nhân gửi đến, cơ quan Thuế phát hiện thông báo phát hành không đảm bảo đủ nội dung theo đúng quy định thì trong thời hạn hai (02) ngày làm việc kể từ ngày nhận được Thông báo, cơ quan thuế phải có văn bản thông báo cho tổ chức, hộ, cá nhân biết. Tổ chức, hộ, cá nhân có trách nhiệm điều chỉnh để thông báo phát hành mới.
Nhưng từ năm 2012 Cq thuế không bán hóa đơn cho các Dn nữa
