Luật Lưu trữ 2024 quy định rõ ràng về việc nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử, nhằm đảm bảo rằng những tài liệu quan trọng này được lưu giữ, bảo vệ và sử dụng một cách hiệu quả.
1. Cơ quan, tổ chức nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước
Căn cứ Điều 18 Luật Lưu trữ 2024 quy định về cơ quan, tổ chức nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước như sau:
(1) Cơ quan, tổ chức nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở trung ương được quy định như sau:
- Quốc hội, Hội đồng bầu cử quốc gia, Ủy ban Thường vụ Quốc hội, Hội đồng Dân tộc, các Ủy ban của Quốc hội, cơ quan thuộc Ủy ban Thường vụ Quốc hội, Tổng Thư ký Quốc hội, Văn phòng Quốc hội.
Văn phòng Quốc hội làm đầu mối nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các cơ quan quy định tại điểm này;
- Chủ tịch nước, Văn phòng Chủ tịch nước.
Văn phòng Chủ tịch nước làm đầu mối nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các cơ quan quy định tại điểm này;
- Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Văn phòng Chính phủ.
Văn phòng Chính phủ làm đầu mối nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các cơ quan quy định tại điểm này;
- Tòa án nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Tòa án nhân dân cấp cao, Viện kiểm sát nhân dân cấp cao, Kiểm toán nhà nước; Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, trừ trường hợp quy định tại khoản 3 Điều 10 Luật Lưu trữ 2024; cơ quan, tổ chức thuộc và trực thuộc Bộ, cơ quan ngang Bộ thực hiện chức năng quản lý nhà nước về ngành, lĩnh vực chuyên môn;
- Doanh nghiệp nhà nước do Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ quyết định thành lập; đơn vị sự nghiệp công lập do Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ quyết định thành lập, trừ đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh;
- Hội quần chúng ở trung ương do Đảng, Nhà nước giao nhiệm vụ.
(2) Cơ quan, tổ chức nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở địa phương được quy định như sau:
- Hội đồng nhân dân cấp tỉnh, Đoàn đại biểu Quốc hội, Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân cấp tỉnh.
Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân cấp tỉnh làm đầu mối nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các cơ quan quy định tại điểm này;
- Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh làm đầu mối nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các cơ quan quy định tại điểm này;
- Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện.
Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện làm đầu mối nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các cơ quan quy định tại điểm này;
- Cơ quan chuyên môn khác thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện; Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện; tổ chức trực thuộc cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước; đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh; cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp của trung ương được tổ chức, hoạt động theo ngành dọc ở cấp tỉnh, cấp huyện; doanh nghiệp nhà nước do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thành lập;
- Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp xã.
Ủy ban nhân dân cấp xã làm đầu mối nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các cơ quan quy định tại điểm này;
- Hội quần chúng ở địa phương do Đảng, Nhà nước giao nhiệm vụ.
(3) Trường hợp cần thiết, Thủ tướng Chính phủ quyết định cơ quan, tổ chức khác của Nhà nước không thuộc trường hợp quy định tại khoản (1) và khoản (2) Điều 18 Luật Lưu trữ 2024 nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước.
Lưu ý: Trường hợp cơ quan, tổ chức thay đổi về tên gọi thì vẫn có trách nhiệm nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử theo quy định.
2. Quyền và trách nhiệm của cơ quan, tổ chức trong việc thu nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử
Theo quy định tại Điều 19 Luật Lưu trữ 2024 thì cơ quan, tổ chức trong việc thu nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử có quyền và trách nhiệm như sau:
(1) Cơ quan, tổ chức nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử có quyền và trách nhiệm sau đây:
- Đăng ký nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử;
- Gửi hồ sơ đề nghị cho lưu trữ lịch sử có thẩm quyền, bao gồm văn bản đề nghị nộp hồ sơ, tài liệu, mục lục hồ sơ, tài liệu, trong đó xác định rõ hồ sơ, tài liệu tiếp cận có điều kiện (nếu có);
- Nộp hồ sơ, tài liệu theo mục lục hồ sơ, tài liệu đã được hoàn thiện sau khi có ý kiến của lưu trữ lịch sử;
- Khiếu nại việc từ chối thu hồ sơ, tài liệu của lưu trữ lịch sử theo quy định của pháp luật.
(2) Lưu trữ lịch sử có quyền và trách nhiệm sau đây:
- Hướng dẫn cơ quan, tổ chức nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử;
- Có ý kiến bằng văn bản về mục lục hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ lịch sử;
- Thu hồ sơ, tài liệu hoặc từ chối thu hồ sơ, tài liệu;
- Sưu tầm tài liệu lưu trữ;
- Báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ việc thu nộp, sưu tầm tài liệu vào lưu trữ lịch sử.
Như vậy, tại Luật Lưu trữ 2024, việc nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước được thực hiện bởi các cơ quan, tổ chức trung ương và địa phương. Quy trình này đảm bảo rằng các tài liệu có giá trị lịch sử, pháp lý, và quản lý được bảo tồn và quản lý một cách có hệ thống, nhằm đảm bảo việc bảo tồn và quản lý tài liệu lịch sử một cách có hiệu quả, phục vụ cho công tác nghiên cứu, giáo dục và quản lý của Nhà nước.
