Nhằm khắc phục những hạn chế của hóa đơn giấy trước đây, hóa đơn điện tử ra đời mang nhiều ý nghĩa, lợi ích cho doanh nghiệp và các cơ quan nhà nước. Đây là một bước tiến mới với nhiều mặt tích cực về tiết kiệm thời gian, lưu trữ mãi mãi, chuyển đổi dễ dàng, bảo mật cao,… Vậy có những trường hợp ngoại lệ nào không bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử hay không?
Hóa đơn điện tử là gì?
Căn cứ theo Khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì Hóa đơn điện tử (HĐĐT) được quy định rằng là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Trong đó, bao gồm 2 loại là HĐĐT có mã và HĐĐT không có mã:
- HĐĐT có mã của cơ quan thuế là HĐĐT được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.
Mã của cơ quan thuế trên HĐĐT bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.
- HĐĐT không có mã của cơ quan thuế là HĐĐT do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.
Từ ngày 01/7/2022, bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử
Từ ngày 01/7/2022, doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khi mua - bán hàng hóa, dịch vụ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Trước đó, Bộ Tài chính cũng đã có lộ trình thí điểm áp dụng hóa đơn điện tử tại các tỉnh, thành phố theo 02 giai đoạn:
- Giai đoạn 1: Áp dụng tại 06 tỉnh, thành phố từ tháng 11/2021: Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh, Phú Thọ, Quảng Ninh, Hải phòng, Bình Định (theo Công văn 10847 của Bộ Tài chính).
- Giai đoạn 2: Áp dụng tại 57 tỉnh, thành phố còn lại từ tháng 4/2022 (theo Quyết định số 206/QĐ-BTC của Bộ Tài chính).
Trường hợp không bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử
Theo quy định Luật Quản lý thuế 2019 và Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì từ ngày 01/7/2022, cơ sở kinh doanh phải sử dụng HĐĐT.
Tuy nhiên, vẫn có các trường hợp ngoại lệ không bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau (quy định tại khoản 2 Điều 12 Thông tư 78/2021/TT-BTC):
Cụ thể, doanh nghiệp và cơ sở kinh doanh khác không bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/7/2022 nếu đáp ứng đủ 02 điều kiện:
1. Thành lập trong thời gian từ ngày 17/9/2021 đến hết ngày 30/6/2022.
2. Chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin để sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.
Đối với trường hợp cơ sở kinh doanh chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin mà tiếp tục sử dụng hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in,… thì cơ sở kinh doanh thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo Mẫu số 03/DL-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP cùng với việc nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng.
Cơ quan thuế tiếp nhận dữ liệu hóa đơn của các cơ sở kinh doanh để đưa vào cơ sở dữ liệu hóa đơn và đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế phục vụ việc tra cứu dữ liệu hóa đơn.
Mức phạt vi phạm quy định chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử
Theo quy định tại Điều 30 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, trường hợp các cơ sở kinh doanh không sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định mà bị phát hiện có thể bị xử phạt hành vi vi phạm quy định về chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử như sau:
1. Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế quá thời hạn từ 01 đến 05 ngày làm việc, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định.
2. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
- Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế quá thời hạn từ 06 đến 10 ngày làm việc, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định;
- Chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử không đầy đủ số lượng hóa đơn đã lập trong kỳ.
3. Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
- Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế quá thời hạn từ 11 ngày làm việc trở lên, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định;
- Không chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế theo thời hạn quy định.
Bên cạnh việc bị phạt tiền, người vi phạm còn bị áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả, đó là buộc chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế. Tuy nhiên, chỉ áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả đối với những hành vi:
- Chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử không đầy đủ số lượng hóa đơn đã lập trong kỳ.
- Không chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế theo thời hạn quy định.
