Căn cứ theo hướng dẫn tại Công văn 3663/BHXH-THU quy định:
“7. Trình tự giải quyết hồ sơ gộp sổ BHXH khi NLĐ mượn, cho mượn hồ sơ tham gia BHXH:
7.1. Bộ phận thu khi giải quyết hồ sơ gộp sổ, nếu phát hiện NLĐ có thời gian tham gia BHXH trùng do mượn hoặc cho mượn hồ sơ thì hướng dẫn NLĐ điều chỉnh nhân thân theo hướng dẫn tại công văn số 2609/BHXH ngày 25/7/2013, về việc phối hợp xử lý vi phạm hành chính trong lĩnh vực quản lý sổ BHXH.
NLĐ sau khi có Quyết định xử phạt của Thanh tra Sở Lao động Thương binh và xã hội (LĐTB&XH) và đã nộp phạt đúng quy định, thì nộp hồ sơ giải quyết theo Phiếu giao nhận hồ sơ (PGNHS) điều chỉnh nhân thân do mượn tên (303/.../SO).
7.2. Trường hợp người cho mượn hồ sơ không liên lạc được với người mượn hồ sơ thì:
- Người cho mượn hồ sơ phải viết Đơn đề nghị (mẫu D01-TS) tường trình rõ lý do cho người khác mượn hồ sơ, nhưng do không liên lạc được và cam kết không thừa nhận quá trình sổ BHXH mà người mượn hồ sơ đã tham gia BHXH.
- Nộp hồ sơ giải quyết theo PGNHS gộp sổ (304/.../SO).
- Bộ phận thu nhập quá trình tham gia BHXH do nơi khác quản lý mà NLĐ không thừa nhận (nếu có).
- Bộ phận cấp sổ thẻ khóa quá trình tham gia BHXH trên dữ liệu theo phương án KB, KT và lập biên bản hủy sổ NLĐ không thừa nhận tại mục “Hủy có nhiều sổ”. Nếu sổ không thừa nhận đã hưởng trợ cấp 1 lần, trợ cấp thất nghiệp thì khóa phương án CT, TT và lập biên bản hủy số sổ không thừa nhận tại mục “Hủy có nhiều sổ”.
7.3. Trường hợp NLĐ mượn hồ sơ tham gia BHXH và đã hưởng hết các chế độ trên sổ mượn tên (hồ sơ giả), nay nộp hồ sơ giải quyết điều chỉnh nhân thân, có Quyết định xử phạt...theo (PGNHS303/.../SO), thì thực hiện:
- Bộ phận cấp sổ thẻ khóa quá trình tham gia BHXH trên dữ liệu theo phương án CT, TT và lập biên bản thu hồi sổ tại mục “Thu hồi sổ giải quyết chế độ”. Trường hợp không còn sổ do bị cơ quan BHXH thu hồi hoặc bị mất sau khi hưởng hết chế độ thì chỉ khóa quá trình tham gia BHXH trên dữ liệu theo phương án CT, TT.
7.4. Trường hợp 2 số sổ BHXH trùng nhau hoàn toàn về nhân thân mà NLĐ đang giải quyết hồ sơ, có đơn cam kết không cho người khác mượn hồ sơ (do bị người khác lạm dụng):
- Nếu số sổ BHXH bị lạm dụng mà NLĐ đó đang còn làm việc ở một đơn vị khác, thì mời NLĐ đó lên xác minh, để làm căn cứ giải quyết.
- Nếu số sổ BHXH bị lạm dụng mà NLĐ đó đã nghỉ việc không liên lạc được, thì hướng dẫn NLĐ đang giải quyết hồ sơ, làm thủ tục hồ sơ và giải quyết như mục 7.2 trên đây “Trường hợp người cho mượn hồ sơ không liên lạc được với người mượn hồ sơ”
Mặt khác, căn cứ theo hướng dẫn tại Công văn 2609/BHXH quy định:
“1. Nguyên tắc giải quyết:
1.1. Trường hợp người sử dụng lao động làm hư hỏng, làm mất sổ BHXH của người lao động:
Người sử dụng lao động do quản lý sổ BHXH của người lao động trong thời gian làm việc tại đơn vị không tốt dẫn đến hư hỏng sổ không sử dụng được hoặc bị mất, ảnh hưởng đến việc giải quyết các chế độ BHXH, BHTN đối với người lao động, nay xin cấp lại đều phải có ý kiến xử lý của Sở LĐTB&XH theo nguyên tắc:
- Trường hợp sai phạm nhẹ, sai phạm lần đầu, có tính chất cá biệt: chuyển Sở LĐTB&XH có văn bản phê phán, nhắc nhở để đơn vị rút kinh nghiệm kịp thời, không để tái diễn sai phạm (mẫu VP3).
- Trường hợp sai phạm nhiều lần, sai phạm có tính chất hàng loạt: chuyển cho Thanh tra Sở LĐTB&XH xem xét, xử lý vi phạm theo NĐ86/2010/NĐ-CP của Chính phủ (mẫu VP4).
1.2. Trường hợp người lao động mượn hồ sơ người khác để xin việc và đăng ký tham gia BHXH, nay xin điều chỉnh hồ sơ BHXH: chuyển Thanh Tra Sở xử lý vi phạm theo NĐ86/2010/NĐ-CP của Chính phủ (mẫu VP5).
2. Quy trình thực hiện:
2.1. Đơn vị sử dụng lao động (hoặc người lao động) lập văn bản (đơn) giải trình về việc sai phạm trong đó nêu rõ nội dung, lý do sai phạm và cam kết không để tái phạm (theo mẫu VP1; VP2).
2.2. BHXH quận huyện tổng hợp các trường hợp, phân loại theo 2 mức độ sai phạm, gửi công văn (kèm công văn hoặc đơn giải trình của đơn vị hoặc người lao động) đề nghị Sở LĐTB&XH hoặc Thanh tra Sở LĐTB&XH xem xét, xử lý.
2.3. Sau khi có văn bản xử lý của Sở LĐTB&XH hoặc Thanh tra Sở, đơn vị hoặc người lao động lập hồ sơ cấp lại sổ BHXH hoặc điều chỉnh thông tin cá nhân trên sổ BHXH theo quy định.
Lưu ý: Hồ sơ cấp lại sổ hoặc điều chỉnh thông tin cá nhân phải bổ sung văn bản xử lý của Sở LĐTB&XH hoặc Thanh tra Sở.”
Theo đó, các trường hợp mượn giấy tờ tùy thân để ký hợp đồng lao động hiện nay còn rất nhiều, dẫn đến tình trạng sổ BHXH trùng hoặc các hệ quả khác, gây ảnh hưởng đến quyền lợi của cả người mượn và người cho mượn.
