Trường hợp không có nhà thầu tham dự thì có thể gia hạn hồ sơ mời thầu bao nhiêu lần? Khi gia hạn cần đảm bảo những thông tin gì? Xử lý và lưu trữ hồ sơ khi lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư thế nào? Bài viết sau sẽ giải đáp những thắc mắc nêu trên.
(1) Không có nhà thầu tham dự thì chủ đầu tư được phép gia hạn hồ sơ mời thầu bao nhiêu lần?
Đối với trường hợp tại thời điểm đóng thầu mà không có nhà thầu tham dự thầu thì tại Khoản 4 Điều 131 Nghị định 24/2024/NĐ-CP hướng dẫn một số cách xử lý để chủ đầu tư lựa chọn ra quyết định như sau:
- Hủy thông báo mời quan tâm, thông báo mời sơ tuyển, thông báo mời thầu để mời thầu lại.
Trường hợp này, trước khi mời thầu lại thì cần phải rà soát, sửa đổi hồ sơ mời quan tâm, hồ sơ mời sơ tuyển, hồ sơ mời thầu (nếu cần thiết) để bảo đảm trong hồ sơ không có điều kiện nào nhằm hạn chế sự tham dự thầu của nhà thầu hoặc tạo lợi thế cho một hoặc một số nhà thầu gây ra sự cạnh tranh không bình đẳng.
- Gia hạn thời điểm đóng thầu tối thiểu là 05 ngày đối với gói thầu đang thực hiện mời quan tâm, mời sơ tuyển, gói thầu xây lắp, hỗn hợp có giá gói thầu không quá 20 tỷ đồng, gói thầu mua sắm hàng hóa, dịch vụ phi tư vấn có giá gói thầu không quá 10 tỷ đồng; gia hạn thời điểm đóng thầu tối thiểu là 10 ngày đối với gói thầu khác.
Từ dẫn chiếu quy định nêu trên, có thể thấy, pháp luật hiện hành không quy định cụ thể về số lần gia hạn hồ sơ mời thầu đối với trường hợp tại thời điểm đóng thầu mà không có nhà thầu tham dự.Trường hợp này nhà đầu tư có thể hủy thông báo mời quan tâm, thông báo mời sơ tuyển, thông báo mời thầu để mời thầu lại. Tuy nhiên, nên rà soát, sửa đổi lại hồ sơ để đảm bảo không có sự hạn chế hay tạo lợi thế gây mất bình đẳng giữa các nhà thầu.
(2) Khi gia hạn thời gian mời thầu cần đảm bảo những thông tin gì?
Căn cứ Khoản 4 Điều 16 Thông tư 10/2022/TT-BKHĐT có quy định trường hợp gia hạn thời điểm đóng thầu trên Hệ thống thì bên mời thầu phải đăng tải thông báo gia hạn kèm theo quyết định về việc gia hạn trên Hệ thống, trong đó nêu rõ các thông tin như sau:
- Lý do gia hạn.
- Thời điểm đóng thầu sau khi gia hạn.
Như vậy, khi gia hạn thời gian mời thầu, ngoài việc phải đăng tải thông báo gia hạn thời gian kèm theo quyết định thì bên mời thầu còn phải đảm bảo có lý do gia hạn và thời điểm đóng thầu sau khi gia hạn.
(3) Hồ sơ trong quá trình lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư được xử lý và lưu trữ như thế nào?
Căn cứ Điều 9 Luật Đấu thầu 2023 quy định xử lý và lưu trữ hồ sơ trong quá trình lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư như sau:
- Hồ sơ đề xuất về tài chính không vượt qua bước đánh giá về kỹ thuật được trả lại nguyên trạng cho nhà thầu theo thời hạn như sau:
+ Gói thầu cung cấp dịch vụ tư vấn: 10 ngày kể từ ngày ký hợp đồng.
+ Gói thầu cung cấp dịch vụ phi tư vấn, mua sắm hàng hóa, xây lắp, hỗn hợp áp dụng phương thức một giai đoạn hai túi hồ sơ: Được thực hiện khi hoàn trả hoặc giải tỏa bảo đảm dự thầu của nhà thầu không được lựa chọn hoặc khi đăng tải kết quả lựa chọn nhà thầu.
- Hồ sơ đề xuất về tài chính của các nhà đầu tư không vượt qua bước đánh giá về kỹ thuật được trả lại nguyên trạng cho nhà đầu tư khi hoàn trả hoặc giải tỏa bảo đảm dự thầu của nhà đầu tư không được lựa chọn hoặc khi đăng tải kết quả lựa chọn nhà đầu tư.
Trường hợp hết thời hạn đã nêu trên mà nhà thầu, nhà đầu tư không nhận lại hồ sơ đề xuất về tài chính của mình thì bên mời thầu xem xét, quyết định việc hủy hồ sơ. Tuy nhiên, cần bảo đảm thông tin không bị tiết lộ.
Trường hợp hủy thầu, hồ sơ liên quan được lưu trữ trong thời hạn 05 năm kể từ ngày quyết định hủy thầu được ban hành.
- Hồ sơ quyết toán, hồ sơ hoàn công và các tài liệu liên quan khác có liên quan đến nhà thầu trúng thầu của gói thầu phải được lưu trữ theo quy định của pháp luật về lưu trữ.
- Toàn bộ hồ sơ liên quan đến quá trình lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư phải được lưu trữ trong thời hạn tối thiểu là 05 năm tính từ ngày quyết toán hợp đồng hoặc ngày chấm dứt hợp đồng dự án đầu tư kinh doanh.
Theo đó, khi xử lý và lưu trữ hồ sơ trong quá trình lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư thì cần phải tuân thủ theo quy định như đã nêu trên.
