Dấu giáp lai là gì? Trường hợp nào cần đóng dấu giáp lai? Bài viết sẽ cung cấp một số thông tin liên quan đến vấn đề này và hướng dẫn cách đóng dấu giáp lai sao cho đúng.
Khi nào cần đóng dấu giáp lai cho văn bản?
Hiện nay, pháp luật không có quy định bắt buộc phải đóng dấu giáp lai. Tuy nhiên, các văn bản có nhiều tờ như hợp đồng, văn bản hành chính, văn bản quy phạm pháp luật... đều sẽ được đóng dấu giáp lai nhằm đảm bảo về tính chân thực, hợp pháp của văn bản.
Việc đóng và sử dụng dấu giáp lai góp phần hoàn thiện hình thức pháp lý của văn bản và có ý nghĩa quan trọng, đặc biệt với các trường hợp phát sinh tranh chấp trước tòa.
Tại Điều 49 Luật công chứng 2014 có quy định: Văn bản công chứng có từ hai trang trở lên thì từng trang phải được đánh số thứ tự. Văn bản công chứng có từ hai tờ trở lên phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ.
Như vậy, dấu giáp lai sẽ được dùng tại văn bản như các hợp đồng, giấy tờ,... có từ hai trang trở lên đối với văn bản in một mặt và ba trang trở lên đối với văn bản in hai mặt.
Đóng dấu giáp lai như thế nào cho đúng?
Căn cứ tại Khoản 3 Điều 20 Nghị định 23/2015/NĐ-CP có quy định:
Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.
Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.
Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản trong cùng một thời điểm được ghi một số chứng thực.
Đồng thời, Khoản 1 Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, dấu giáp lai phải được đóng theo các quy định sau:
- Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy.
- Mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.
- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.
Hướng dẫn đóng dấu chữ ký sao cho đúng
Theo khoản 1 Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì dấu chữ ký phải được đóng theo các quy định sau:
- Đóng dấu sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, không đóng dấu khi chưa có chữ ký.
- Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.
Hướng dẫn đóng dấu treo sao cho đúng
Theo Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, cách thức đóng dấu treo người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.
Thông thường, khi đóng dấu treo thì đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính.
Việc đóng dấu treo lên văn bản không khẳng định giá trị pháp lý của văn bản đó mà chỉ nhằm khẳng định văn bản được đóng dấu treo là một bộ phận của văn bản chính, ví dụ như đóng dấu treo vào phụ lục văn bản.
Tham khảo: Phân biệt dấu giáp lai và dấu treo
|
Phân biệt
|
Dấu treo
|
Dấu giáp lai
|
|
Khái niệm
|
Đóng dấu treo là dùng con dấu của DN đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên DN hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính.
|
Đóng dấu giáp lai là dùng con dấu DN đóng lên mép phải của các tờ của 01 văn bản sao cho khi ghép tất cả các tờ tạo thành hình con dấu DN.
|
|
Trường hợp
|
Dấu treo được đóng khi:
- Văn bản bao gồm các phụ lục kèm theo.
- Bản sao của các văn bản do chính DN ban hành.
- Người ký văn bản không phải là người đại diện pháp luật của DN hoặc không phải người quản lý DN có thẩm quyền sử dụng con dấu.
|
Mị văn bản có từ 02 tờ trở lên đều có thể được đóng dấu giáp lai.
|
|
Mục đích
|
- Đóng dấu lên văn bản chính hoặc bản sao: Nhằm thừa nhận văn bản này do DN ban hành.
- Đóng dấu lên phụ lục: nhằm khẳng định văn bản được đóng dấu là một bộ phận của văn bản chính.
|
- Xác thực văn bản nhiều tờ.
- Xác thực thứ tự các tờ.
- Ngăn ngừa việc thay đổi giả mạo nội dung các tờ của văn bản đó.
|
|
Cách đóng dấu
|
- Trường hợp đóng dấu trên văn bản chính: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên DN.
- Trường hợp đóng dấu trên phụ lục: Dấu được đóng trùm lên một phần tên của mỗi phụ lục.
|
- Xòe văn bản thành hình cánh quạt hoặc xếp chồng các mép giấy song song với nhau.
- Đóng vào giữa các mép phải của các tờ, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.
|
|
Văn bản thường dùng
|
- Văn bản hành chính, văn bản nội bộ doanh nghiệp.
- Hợp đồng giao kết giữa các bên và phụ lục của các loại văn bản, hợp đồng này.
- Các loại hóa đơn, chứng từ kế toán.
- Bản sao các văn bản do DN sao y.
|
Tất cả các văn bản có từ 02 tờ trở lên.
|
|
Tính pháp lý
|
Dấu treo có giá trị tương tự như “công chứng”, “chứng thực”, thừa nhận văn bản này do DN ban hành hoặc khẳng định là một phần của văn bản chính.
|
Dấu giáp lai giúp xác định các tờ là 01 phần của văn bản, theo 01 thứ tự đặc định.
|
