Trong quá trình kinh doanh, việc phát sinh sai sót trong hóa đơn điện tử là điều không thể tránh khỏi. Vậy khi nhiều hóa đơn điện tử có sai sót của cùng người mua hàng thì điều chỉnh thế nào?
(1) Hóa đơn điện tử là gì?
Theo quy định tại khoản 1 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.
Theo đó, tại khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP định nghĩa hóa đơn điện tử như sau:
Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.
Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.
- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.
Như vậy, hóa đơn điện tử là một loại hóa đơn được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, thay thế cho hóa đơn giấy truyền thống. Nó được tạo ra, gửi đi và lưu trữ bằng các phương tiện điện tử như máy tính, internet.
Việc chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử là xu hướng tất yếu trong thời đại số, giúp nâng cao hiệu quả quản lý và tạo ra một môi trường kinh doanh minh bạch, hiện đại.
(2) Hướng dẫn điều chỉnh nhiều hóa đơn điện tử có sai sót của cùng người mua hàng
Mới đây, Tổng Cục thuế đã ban hành Công văn 3543/TCT-CS hướng dẫn giải quyết trường hợp nhiều hóa đơn điện tử có sai sót của cùng người mua hàng.
Theo đó, Tổng Cục thuế nêu rằng, trường hợp lập hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, để điều chỉnh/thay thế cho nhiều hóa đơn đã lập có sai sót của cùng người mua hàng thì Công ty thực hiện xử lý hóa đơn đã lập theo quy định tại khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Theo quy định tại khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót thì xử lý như sau:
1- Trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót:
Người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn.
Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này, trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.
>>> Tải Mẫu 04/SS-HĐT tại đâyhttps://cdn.thuvienphapluat.vn/uploads/danluatfile/2024/8/06/Ph%E1%BB%A5%20l%E1%BB%A5c%20IA%20-%20M%E1%BA%ABu%20s%E1%BB%91%2004_SS-H%C4%90%C4%90T.doc
2- Trường hợp có sai về mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng:
Người bán có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:
- Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
- Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.
Lưu ý:
- Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
- Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).
3- Đối với ngành hàng không:
Hóa đơn đổi, hoàn chứng từ vận chuyển hàng không được coi là hóa đơn điều chỉnh mà không cần có thông tin “Điều chỉnh tăng/giảm cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... ngày... tháng... năm”.
Doanh nghiệp vận chuyển hàng không được phép xuất hóa đơn của mình cho các trường hợp hoàn, đổi chứng từ vận chuyển do đại lý xuất.
Như vậy, tham khảo theo hướng dẫn giải quyết của Tổng Cục thuế tại Công văn 3543/TCT-CS, khi nhiều hóa đơn điện tử có sai sót của cùng người mua hàng thì người lập hóa đơn thực hiện điều chỉnh/thay thế hóa đơn đã lập theo khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP như trên.
