Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính dạng văn bản giấy để chứng thực bản sao bằng hình thức điện tử là đúng với bản chính. Bài viết sau đây sẽ hướng dẫn chi tiết thủ tục trên.
Quy định về thủ tục chứng thực bản sao điện tử từ bản chính
Theo Điều 10 Nghị định 45/2020/NĐ-CP quy định về yêu cầu cấp bản sao điện tử có giá trị pháp lý như sau:
Đối với các giấy tờ, tài liệu chưa được số hóa, lưu giữ, kết nối, chia sẻ thông tin với Cổng dịch vụ công quốc gia, Cổng dịch vụ công, Hệ thống thông tin một cửa điện tử cấp bộ, cấp tỉnh, tùy theo nhu cầu, tổ chức, cá nhân yêu cầu cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp bản sao điện tử theo hai cách:
- Yêu cầu cấp bản sao điện tử từ sổ gốc;
- Yêu cầu chứng thực bản sao điện tử từ bản chính giấy tờ, tài liệu.
Theo đó, thủ tục yêu cầu chứng thực bản sao điện tử từ bản chính giấy tờ, tài liệu được quy định như sau:
Trường hợp tổ chức, cá nhân yêu cầu chứng thực bản sao điện tử từ bản chính, thẩm quyền, địa điểm, giấy tờ, văn bản làm cơ sở để thực hiện, trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng thực, thời hạn thực hiện và việc gia hạn thời hạn, lệ phí và các chi phí khác, chế độ lưu trữ thực hiện theo quy định của pháp luật về chứng thực bản sao từ bản chính. Thủ tục chứng thực bản sao điện tử từ bản chính được thực hiện như sau:
- Tổ chức, cá nhân xuất trình bản chính giấy tờ, tài liệu làm cơ sở để chứng thực bản sao.
Trong trường hợp bản chính giấy tờ, tài liệu do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật trước khi yêu cầu chứng thực bản sao; trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại.
- Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, chụp điện tử bản chính, nhập lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính và thực hiện ký số của người thực hiện chứng thực, cơ quan có thẩm quyền chứng thực và cập nhật vào sổ chứng thực.
Bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính dạng văn bản giấy theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Như vậy, thủ tục chứng thực bản sao điện tử từ bản chính sẽ được thực hiện theo quy định trên. Sau đây là hướng dẫn chi tiết các bước của thủ tục chứng thực bản sao điện tử từ bản chính mới nhất.
Hướng dẫn thủ tục chứng thực bản sao điện tử từ bản chính mới nhất
Hiện nay, thủ tục chứng thực bản sao điện tử từ bản chính được thực hiện trên Cổng dịch vụ công quốc gia như sau:
Bước 1: Truy cập vào Cổng dịch vụ công quốc gia qua trang web https://dichvucong.gov.vn/p/home/dvc-trang-chu.html và đăng nhập (hoặc đăng ký tài khoản nếu chưa có).
Bước 2: Tại mục "Thông tin và dịch vụ", chọn "Dịch vụ công nổi bật". Chọn thủ tục "Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận".
Bước 3: Tại màn hình hướng dẫn thông tin, chọn UBND cấp xã hoặc Phòng Tư pháp cấp huyện để đăng ký đặt lịch hẹn chứng thực, sau đó chọn "Đồng ý".
Bước 4: Tại màn hình đặt lịch hẹn, chọn loại giấy tờ cần chứng thực và ngày hẹn, giờ hẹn. Đối với những ngày, giờ hẹn nào đã đủ lượt đặt lịch hẹn, hệ thống tự động ẩn đi.
Bước 5: Chọn "Đặt lịch hẹn", hệ thống hiển thị thông báo thành công và mã lịch hẹn.
Bước 6: Đến cơ quan đã đăng ký chứng thực theo lịch hẹn, mang theo bản chính giấy tờ cần chứng thực và nộp lệ phí chứng thực. Sau đó, nhận kết quả chứng thực bản sao điện tử.
Như vậy, trên đây là hướng dẫn thủ tục chứng thực bản sao điện tử từ bản chính mới nhất, người đọc có thể tham khảo để có thể thực hiện thủ tục đễ dàng hơn.
