Khi cần điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH, thẻ BHYT, mỗi trường hợp đều có sự khác nhau về thành phần hồ sơ. Vì vậy bài viết này sẽ hướng dẫn làm thủ tục cấp lại, đổi, điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH, thẻ BHYT online cho tất cả trường hợp.
I. Cơ quan nào giải quyết hồ sơ cấp lại, đổi, điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH, thẻ BHYT?
Căn cứ theo Quyết định 1318/QĐ-BHXH về việc công bố thủ tục hành chính sửa đổi, bổ sung thuộc thẩm quyền giải quyết của bảo hiểm xã hội Việt Nam.
Việc thực hiện thủ tục cấp lại, đổi, điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH, thẻ BHYT được quy định và hướng dẫn theo phụ lục của Quyết định 1318/QĐ-BHXH.
Theo đó, người thực hiện thủ tục này sẽ phải nộp hồ sơ cho các cơ quan có thẩm quyền giải quyết như sau:
Trường hợp là cá nhân:
- Người đang làm việc: Nộp hồ sơ cho đơn vị nơi đang làm việc hoặc nộp cho cơ quan BHXH trực tiếp thu.
- Người tham gia BHXH tự nguyện, người tham gia BHYT theo hộ gia đình, người được ngân sách nhà nước hỗ trợ một phần mức đóng BHYT: Nộp hồ sơ cho Tổ chức dịch vụ hoặc cơ quan BHXH trực tiếp thu.
- Người đang bảo lưu thời gian đóng BHXH hoặc đã được giải quyết hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH đề nghị cấp lại, điều chỉnh nội dung trên sổ BHXH: Nộp cho cơ quan BHXH trên toàn quốc.
- Người tham gia do tổ chức BHXH đóng BHYT: Nộp hồ sơ cho UBND xã hoặc cho cơ quan BHXH. Đối với người đang hưởng trợ cấp thất nghiệp khi cấp lại, đổi thẻ BHYT: Nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH tỉnh.
- Người tham gia do ngân sách nhà nước đóng, hỗ trợ 100% mức đóng BHYT: Nộp hồ sơ cho UBND xã hoặc cho cơ quan BHXH trực tiếp thu.
- Người đã hiến bộ phận cơ thể: nộp Giấy ra viện cho cơ quan BHXH trực tiếp thu.
- Học sinh, sinh viên đóng BHYT: Nộp hồ sơ cho Cơ sở giáo dục.
Trường hợp là đơn vị:
- Đơn vị SDLĐ: kê khai hồ sơ liên quan sau đó nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH cấp tỉnh, cấp huyện
- UBND xã; Cơ sở trợ giúp xã hội, Cơ sở nuôi dưỡng, điều dưỡng thương binh và người có công; Cơ sở giáo dục nghề nghiệp thuộc ngành lao động, thương binh và xã hội; Tổ chức dịch vụ; Cơ sở giáo dục; Phòng/Tổ chế độ BHXH: kê khai hồ sơ liên quan sau đó nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH.
Công dân và đơn vị nộp hồ sơ tại các cơ quan được quy định như trên để được giải quyết cấp lại, đổi, điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH, thẻ BHYT
II. Hồ sơ làm thủ tục cấp lại, đổi, điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH, thẻ BHYT bao gồm?
Trước khi thực hiện việc nộp hồ sơ, người có nhu cầu cấp lại, đổi, điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH, thẻ BHYT phải chuẩn bị trước 1 bộ hồ sơ bao gồm các thành phần giấy tờ tùy theo nhu cầu của mình. Cụ thể:
A - Đối với cấp lại, đổi, điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH
1. Trường hợp cấp lại sổ BHXH do mất, hỏng:
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (mẫu TK1-TS)
Tải mẫu tờ khai TK1-TS tại đây: https://cdn.thuvienphapluat.vn/uploads/danluatfile/2024/11/M%E1%BA%ABu%20TK1-TS.docx
2. Trường hợp gộp sổ BHXH:
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (mẫu TK1-TS);
- Các sổ BHXH đề nghị gộp (nếu có).
3. Trường hợp cấp lại sổ BHXH do thay đổi họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; giới tính, quốc tịch, dân tộc, điều chỉnh nội dung trên sổ BHXH
Trường hợp là cá nhân
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (mẫu TK1-TS).
- Hồ sơ liên quan kèm theo tương ứng như sau:
+ Trường hợp điều chỉnh thay đổi họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; giới tính; dân tộc; quốc tịch: Căn cước công dân hoặc hộ chiếu do cơ quan có thẩm quyền cấp theo quy định.
+ Nếu là Đảng viên: cung cấp thêm lý lịch đảng viên khi được kết nạp vào Đảng (hồ sơ gốc)
+ Trường hợp người tham gia thay đổi nơi làm việc: Quyết định chứng minh địa điểm làm việc (bằng văn bản)
Trường hợp là đơn vị
- Xác nhận vào Tờ khai (TK1-TS) khi NLĐ đề nghị điều chỉnh thông tin nhân thân trên sổ BHXH. Nội dung xác nhận: Thông tin điều chỉnh là đúng với hồ sơ quản lý và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung xác nhận, ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên (Đối với người đang bảo lưu thời gian đóng BHXH thì không phải xác nhận);
Lưu ý: Các hồ sơ, tài liệu kèm theo do NLĐ cung cấp.
Trường hợp là cơ quan BHXH (Phòng/Tổ chế độ BHXH):
- Lập danh sách và hồ sơ người lao động giải quyết BHXH một lần còn thời gian BHTN chưa hưởng; người tham gia hưởng, dừng hưởng, hủy hưởng trợ cấp thất nghiệp (Mẫu D16-TS) gửi Phòng/Tổ Quản lý Thu - Sổ, Thẻ để đối chiếu và xác nhận lại dữ liệu tổng thời gian đóng BHTN chưa hưởng trên cơ sở dữ liệu thu toàn quốc.
4. Trường hợp ghi xác nhận thời gian đóng BHXH trên sổ BHXH cho người tham gia được cộng nối thời gian nhưng không phải đóng BHXH trước năm 1995:
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (mẫu TK1-TS)
Tải mẫu tờ khai TK1-TS tại đây: https://cdn.thuvienphapluat.vn/uploads/danluatfile/2024/11/M%E1%BA%ABu%20TK1-TS.docx
- Hồ sơ liên quan kèm theo tương ứng với từng trường hợp, các thành phần giấy tờ cho các trường hợp được quy định tại Phụ lục Thủ tục hành chính ban hành kèm theo Quyết định 1318/QĐ-BHXH năm 2023
Xem chi tiết các loại giấy tờ cho từng trường hợp tại đây https://cdn.thuvienphapluat.vn/uploads/danluatfile/2024/11/c%C3%A1c-lo%E1%BA%A1i-gi%E1%BA%A5y-t%E1%BB%9D-t%E1%BB%ABng-tr%C6%B0%E1%BB%9Dng-h%E1%BB%A3p-ghi-x%C3%A1c-nh%E1%BA%ADn-th%E1%BB%9Di-gian.pdf
5. Điều chỉnh làm nghề hoặc công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc đặc biệt nặng nhọc, độc hại nguy hiểm
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (mẫu TK1-TS);
- Hồ sơ kèm theo gồm một trong các loại giấy tờ sau:
+ Quyết định phân công vị trí công việc, hưởng lương;
+ Hợp đồng lao động, Hợp đồng làm việc và các giấy tờ khác có liên quan tới việc điều chỉnh.
B - Đối với cấp lại, đổi, điều chỉnh thông tin trên thẻ BHYT:
Trường hợp là cá nhân
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS)
Tải mẫu tờ khai TK1-TS tại đây: https://cdn.thuvienphapluat.vn/uploads/danluatfile/2024/11/M%E1%BA%ABu%20TK1-TS.docx
- Các giấy tờ theo tùy theo từng trường hợp dưới đây:
1. Trường hợp NLĐ đổi thẻ BHYT do được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn bổ sung Giấy tờ chứng minh cụ thể như sau:
- Đối với người có công với cách mạng quy định tại Pháp lệnh Ưu đãi người có công với cách mạng, cần có một trong các loại giấy tờ sau:
+ Thẻ thương binh, thẻ bệnh binh;
+ Giấy chứng nhận người hưởng chính sách như thương binh;
+ Quyết định công nhận là người hoạt động cách mạng trước ngày 01/01/1945, người hoạt động cách mạng từ ngày 01/01/1945 đến ngày khởi nghĩa tháng 8/1945 của Ban Thường vụ tỉnh ủy, Thành ủy trực thuộc Trung ương;
+ Quyết định hưởng trợ cấp của Sở Lao động - Thương binh và Xã hội;
+ Giấy xác nhận của Sở Lao động Thương binh và Xã hội nơi đang hưởng trợ cấp hằng tháng hoặc đã giải quyết trợ cấp một lần (theo hướng dẫn về cơ sở xác định là người có công với cách mạng tại Công văn số 467/NCC ngày 17/6/2010 của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội);
+ Quyết định hưởng trợ cấp, phụ cấp đối với người hoạt động kháng chiến bị nhiễm chất độc hóa học, ghi rõ tỷ lệ suy giảm khả năng lao động từ 81% trở lên theo quy định tại Thông tư số 05/2013/TT- BLĐTBXH ngày 15/5/2013 của Bộ Lao động - Thương binh & Xã hội.
+ Huân chương Kháng chiến;
+ Huy chương Kháng chiến;
+ Huân chương Chiến thắng;
+ Huy chương Chiến thắng;
+ Thẻ thương binh, thẻ bệnh binh;
+ Giấy chứng nhận người hưởng chính sách như thương binh;
+ Giấy chứng nhận về khen thưởng tổng kết thành tích kháng chiến và thời gian hoạt động kháng chiến của cơ quan Thi đua Khen thưởng cấp huyện;
+ Quyết định hưởng trợ cấp của Sở Lao động - Thương binh và Xã hội.
+ Giấy xác nhận của Sở Lao động Thương binh và Xã hội nơi đang hưởng trợ cấp hàng tháng hoặc đã giải quyết trợ cấp một lần
- Đối với người là cựu chiến binh theo quy định tại Nghị định số 150/2006/NĐ-CP, Nghị định số 157/2016/NĐ-CP:
+ Quyết định phục viên hoặc xuất ngũ hoặc chuyển ngành.
+ Quyết định được hưởng trợ cấp theo Quyết định số 142/2008/QĐ-TTg;
+ Quyết định được hưởng trợ cấp theo QĐ số 38/2010/QĐ-TTg.
+ Quyết định được hưởng trợ cấp theo Quyết định 62/2011/QĐ-TTg đối với các trường hợp là cựu chiến binh quy định tại Nghị định số 146/2018/NĐ-CP.
+ Quyết định phục viên, xuất ngũ hoặc chuyển ngành.
- Đối với cha đẻ, mẹ đẻ, vợ hoặc chồng, con của liệt sỹ; người có công nuôi dưỡng liệt sỹ
+ Giấy chứng nhận gia đình liệt sỹ hoặc Quyết định cấp Giấy chứng nhận gia đình liệt sỹ và trợ cấp tiền tuất của Sở Lao động Thương binh và Xã hội theo quy định tại Thông tư 05/2013/TT- BLĐTBXH ngày 15/5/2013 của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội.
+ Giấy xác nhận của Sở Lao động Thương binh và Xã hội nơi tiếp nhận, quản lý hồ sơ và làm thủ tục mua BHYT cho thân nhân của liệt sỹ và người có công nuôi dưỡng liệt sỹ theo quy định tại Thông tư số 05/2013/TT-BLĐTBXH.
- Đối với người là thân nhân người có công với cách mạng (trừ trường hợp là cha đẻ, mẹ đẻ, vợ hoặc chồng, con của liệt sỹ; người có công nuôi dưỡng liệt sỹ)
+ Giấy xác nhận của Sở Lao động - Thương binh và Xã hội nơi tiếp nhận, quản lý hồ sơ và làm thủ tục mua BHYT cho thân nhân của người có công với cách mạng theo quy định tại Thông tư số 05/2013/TT-BLĐTBXH của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội.
- Đối với người thuộc đối tượng bảo trợ xã hội theo Nghị định số 20/2021/NĐ-CP ngày 15/3/2021 của Chính phủ. Hồ sơ kèm theo gồm một trong các loại giấy tờ sau:
+ Giấy xác nhận khuyết tật, ghi rõ mức độ khuyết tật thuộc các đối tượng người khuyết tật nặng và người khuyến tật đặc biệt nặng theo Thông tư số 01/2019/TT-BLĐTBXH ngày 02/01/2019.
+ Quyết định trợ cấp xã hội hằng tháng của Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận, huyện, thị xã (sau đây gọi là Ủy ban nhân dân cấp huyện) đối với người thuộc diện hưởng trợ cấp bảo trợ xã hội hằng tháng
- Đối với người thuộc hộ gia đình nghèo; hộ gia đình cận nghèo; hộ gia đình làm nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp và diêm nghiệp có mức sống trung bình. Hồ sơ kèm theo gồm một trong các loại giấy tờ sau:
+ Giấy chứng nhận học sinh, sinh viên thuộc hộ nghèo theo Thông tư liên tịch số 18/2009/TTLT- BGDĐT-BTC-BLĐTBXH;
- Xác nhận của chủ tịch UBND xã, phường, thị trấn đối với người thuộc hộ gia đình nghèo, hộ gia đình cận nghèo theo kết quả rà soát thường xuyên
2. Trường hợp điều chỉnh họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; giới tính đối với người chỉ tham gia BHYT; hồ sơ gồm một trong các loại giấy tờ sau
- Người chỉ tham gia BHYT thay đổi họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; giới tính trên thẻ BHYT. Hồ sơ gửi kèm theo gồm một trong các giấy tờ sau:
+ Căn cước công dân
+ Hộ chiếu
+ Giấy Thông báo số định danh cá nhân và thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư
- Trường hợp người tham gia đang hưởng chế độ hưu trí hoặc trợ cấp BHXH do cơ quan BHXH quản lý đề nghị điều chỉnh để đi khám bệnh, chữa bệnh:
+ Căn cước công dân
Ghi chú: người tham gia không có giấy tờ nêu tại phụ lục, mà có các giấy tờ liên quan khác để chứng minh, làm căn cứ điều chỉnh như: giấy tờ chứng minh là người có công với cách mạng; cựu chiến binh theo quy định tại Pháp lệnh Cựu chiến binh; người tham gia kháng chiến… thì đơn vị nộp các giấy tờ này cho cơ quan BHXH để xem xét, giải quyết.
Trường hợp là Đơn vị (trong trường hợp NLĐ nộp hồ sơ qua đơn vị):
- Xác nhận Tờ khai (TK1-TS) khi NLĐ điều chỉnh thông tin nhân thân trên thẻ BHYT;
- Đối với người đang bảo lưu thời gian đóng BHXH thì đơn vị không phải xác nhận.
III. Cách thức thực hiện
Sau khi chuẩn bị xong hồ sơ tùy vào trường hợp của mình, người tham gia và đơn vị thực hiện việc đề nghị cấp lại, đổi, điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH, thẻ BHYT như sau:
Bước 1: Người tham gia và đơn vị nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH bằng một trong các hình thức sau:
- Trực tiếp tại Bộ phận Một cửa của cơ quan BHXH;
- Thông qua dịch vụ bưu chính;
-.Trực tuyến tại Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam hoặc thông qua Tổ chức I-VAN.
Bước 2: Nhận kết quả giải quyết:
- Người tham gia nhận sổ BHXH, thẻ BHYT theo hình thức đăng ký.
- Đơn vị nhận kết quả trực tiếp tại Bộ phận Một cửa của cơ quan BHXH hoặc qua dịch vụ bưu chính.
Thời hạn giải quyết hồ sơ là 45 ngày cho tất cả hình thức nộp hồ sơ.
IV. Hướng dẫn nộp hồ sơ cấp lại, đổi, điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH, thẻ BHYT online
Ở bước nộp hồ sơ nộp hồ sơ cấp lại, đổi, điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH, thẻ BHYT công dân có thể thực hiện online theo các bước sau đây:
Bước 1:
- Truy cập vào website: https://dichvucong.gov.vn/
- Đăng nhập hoặc Đăng ký nếu chưa có tài khoản
Bước 2:
- Tại thanh tìm kiếm, nhập “Cấp lại, đổi, điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH, thẻ BHYT”
- Chọn vào Cấp lại, đổi, điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH, thẻ BHYT
- Chọn hình thức nộp là Tổ chức hoặc Cá nhân
Bước 3:
- Lúc này công dân sẽ được chuyển tiếp đến trang BHXH
- Tại đây, tiếp tục nhập “Mã số Bảo hiểm xã hội” và “Mã kiểm tra”, chọn “Tra cứu”
.png)
- Điền các thông tin vào mẫu, tải file hồ sơ đã chuẩn bị sẵn
(Lưu ý, công dân cũng phải có tài khoản BHXH để Đăng nhập, nếu chưa có tài khoản cần Đăng ký để tiếp tục)
Bước 4:
- Chọn địa chỉ nhận hồ sơ tại “Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả” hoặc nhận “Qua dịch vụ bưu chính”.
- Cuối cùng, nhập “Mã kiểm tra” và chọn mục “Xác nhận”. Cơ quan BHXH sẽ gửi thông báo xác nhận và hẹn ngày trả kết quả tới số điện thoại đăng ký.
Nếu người dân chọn nhận kết quả qua dịch vụ bưu chính thì được gửi sổ BHXH, thẻ BHYT về tận nhà theo địa chỉ nhận hồ sơ đã đăng ký.
Nếu đăng ký nhận tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả thì phải đến cơ quan BHXH để nhận sổ BHXH, thẻ BHYT.
Trên đây là hướng dẫn làm thủ tục cấp lại, đổi, điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH, thẻ BHYT online, chúc bạn thực hiện thành công.
