Có thể thấy đối với Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định, thực hiện quyền và nghĩa vụ của công ty, trừ các quyền và nghĩa vụ thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông.
Trong hoạt động của công ty một trong những vấn đê thường xuyên là tham gia họp và biếu quyết tại cuộc họp. Và liên quan đến vấn đề vắng mặt của Hội đồng quản trị liệu có được phép hay không nhưng vẫn thực hiện việc biểu quyết bằng văn bản. Để lý giải cho những vấn đề này dưới góc độ pháp luật được thể hiện và điều chỉnh như sau:
Căn cứ Khoản 9, Khoản 10 Điều 157 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định
Điều 157. Cuộc họp Hội đồng quản trị
9. Thành viên Hội đồng quản trị được coi là tham dự và biểu quyết tại cuộc họp trong trường hợp sau đây:
a) Tham dự và biểu quyết trực tiếp tại cuộc họp;
b) Ủy quyền cho người khác đến dự họp và biểu quyết theo quy định tại khoản 11 Điều này;
c) Tham dự và biểu quyết thông qua hội nghị trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác;
d) Gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp thông qua thư, fax, thư điện tử;
đ) Gửi phiếu biểu quyết bằng phương tiện khác theo quy định trong Điều lệ công ty.
10. Trường hợp gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp thông qua thư, phiếu biểu quyết phải đựng trong phong bì dán kín và phải được chuyển đến Chủ tịch Hội đồng quản trị chậm nhất là 01 giờ trước khi khai mạc. Phiếu biểu quyết chỉ được mở trước sự chứng kiến của tất cả những người dự họp.
Do đó, trường hợp không có mặt trực tiếp nhưng gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp thông qua thư tức là bằng văn bản thì cần đáp ứng điều kiện phải đựng trong phong bì dán kín và phải được chuyển đến Chủ tịch Hội đồng quản trị chậm nhất là 01 giờ trước khi khai mạc. Phiếu biểu quyết chỉ được mở trước sự chứng kiến của tất cả những người dự họp thì vẫn được.
