Dịch vụ tính lương cho doanh nghiệp đang là dịch vụ được các công ty lựa chọn sử dụng bởi nhiều ưu điểm mà dịch vụ này mang lại. Không ít người thắc mắc rằng giấy phép cần thiết để có thể thực hiện dịch vụ tính lương cho doanh nghiệp?
Quản lý lương bổng cho một doanh nghiệp là một công việc phức tạp, đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ các quy định pháp luật. Do đó, việc cung cấp dịch vụ tính lương không chỉ đơn thuần là một nghiệp vụ tài chính mà còn phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện pháp lý.
(1) Dịch vụ tính lương có phải ngành nghề kinh doanh có điều kiện?
Căn cứ theo Quyết định 27/2018/QĐ-TTg, ban hành hệ thống ngành kinh tế Việt Nam, dịch vụ tính lương thuộc mã ngành 781 ngành hoạt động hành chính và dịch vụ hỗ trợ. Theo Điều 7 Luật Đầu tư năm 2020, quy định về kinh doanh có điều kiện như sau:
Ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện là ngành, nghề mà việc thực hiện hoạt động đầu tư kinh doanh trong ngành, nghề đó phải đáp ứng điều kiện cần thiết vì lý do quốc phòng, an ninh quốc gia, trật tự, an toàn xã hội, đạo đức xã hội, sức khỏe của cộng đồng.
Danh mục ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện được quy định tại Phụ lục IV của Luật Đầu tư năm 2020.
Theo Phụ lục IV Luật Đầu tư năm 2020, dịch vụ kế toán là một trong những ngành nghề kinh doanh có điều kiện.
Dịch vụ tính lương còn được biết đến với cái tên “ Dịch vụ C&B” hay “Dịch vụ Payroll”. Đây là dịch vụ tính lương là dịch vụ hỗ trợ, giúp doanh nghiệp quản lý việc thanh toán tiền lương, thưởng, bảo hiểm, thuế và các khoản khấu trừ của nhân viên.
Dịch vụ tính lương cho doanh nghiệp thuộc loại dịch vụ kế toán. Chính vì vậy, dịch vụ tính lương là ngành nghề kinh doanh có điều kiện.
(2) Giấy phép cần thiết để có thể thực hiện dịch vụ tính lương cho doanh nghiệp?
Doanh nghiệp muốn dịch vụ tính lương phải đáp ứng các tiêu chí về điều kiện và giấy phép kinh doanh như sau:
Điều kiện cấp giấy phép
Căn cứ theo Điều 14 Nghị định 23/2021/NĐ-CP quy định về điều kiện như sau:
- Có địa điểm đặt trụ sở, chi nhánh để tổ chức hoạt động dịch vụ việc làm thuộc sở hữu của doanh nghiệp hoặc được doanh nghiệp thuê ổn định theo hợp đồng từ 03 năm (36 tháng) trở lên.
- Doanh nghiệp đã thực hiện ký quỹ 300.000.000 đồng (Ba trăm triệu đồng).
- Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp thực hiện hoạt động dịch vụ việc làm phải bảo đảm điều kiện:
+ Là người quản lý doanh nghiệp theo quy định của Luật Doanh nghiệp.
+ Không thuộc một trong các trường hợp sau đây: đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc, trốn khỏi nơi cư trú, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự, có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi, bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc liên quan đến dịch vụ việc làm;
+ Có trình độ từ đại học trở lên hoặc đã có thời gian trực tiếp làm chuyên môn hoặc quản lý dịch vụ việc làm hoặc cung ứng lao động từ đủ 02 năm (24 tháng) trở lên trong thời hạn 05 năm liền kề trước khi đề nghị cấp giấy phép.
Như vậy, doanh nghiệp muốn kinh doanh dịch vụ tính lương phải đáp ứng 03 điều kiện về địa điểm trụ sở, thực hiện ký quỹ 300 triệu và có người đại diện theo pháp luật.
Hồ sơ đề nghị cấp giấy phép
Doanh nghiệp cần chuẩn bị các thành phần hồ sơ theo Điều 17 Nghị định 23/2021/NĐ-CP như sau:
- Văn bản đề nghị cấp giấy phép của doanh nghiệp theo Mẫu số 02 Phụ lục II ban hành kèm theo Nghị định 23/2021/NĐ-CP
Xem và tải mẫu số 02 tại đây:https://cdn.thuvienphapluat.vn/uploads/danluatfile/2024/06/15/mau-so-02-dvvl.docx
- 01 bản sao được chứng thực từ bản chính hoặc bản sao, xuất trình bản gốc để đối chiếu Giấy chứng nhận quyền sở hữu hoặc hợp đồng thuê địa điểm theo quy định tại khoản 1 Điều 14 Nghị định 23/2021/NĐ-CP
- Giấy chứng nhận tiền ký quỹ hoạt động dịch vụ việc làm theo Mẫu số 03 Phụ lục II ban hành kèm theo Nghị định 23/2021/NĐ-CP
Xem và tải Mẫu số 03 tại đây:https://cdn.thuvienphapluat.vn/uploads/danluatfile/2024/06/15/mau-so-03-dvvl.docx
- Bản lý lịch tự thuật của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp theo Mẫu số 04 Phụ lục II ban hành kèm theo Nghị định 23/2021/NĐ-CP
Xem và tải Mẫu số 04 tại đây:https://cdn.thuvienphapluat.vn/uploads/danluatfile/2024/06/15/mau-so-04-dvvl.docx
- Phiếu lý lịch tư pháp số 1 theo quy định pháp luật về lý lịch tư pháp của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
Trường hợp người đại diện là người nước ngoài không thuộc đối tượng cấp phiếu lý lịch tư pháp số 1 thì được thay thế bằng phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận không phải là người đang trong thời gian chấp hành hình phạt hoặc chưa được xóa án tích hoặc đang trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự của nước ngoài.
Các văn bản nêu được cấp trước ngày nộp hồ sơ không quá 06 tháng. Văn bản bằng tiếng nước ngoài thì phải được dịch ra tiếng Việt, chứng thực và được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật.
- 01 bản sao chứng thực từ bản chính hoặc bản sao, xuất trình bản gốc để đối chiếu bằng cấp chuyên môn theo quy định tại điểm c khoản 3 Điều 14 hoặc một trong các văn bản chứng minh thời gian trực tiếp làm chuyên môn hoặc quản lý dịch vụ việc làm hoặc cung ứng lao động của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp như sau:
+ Bản sao được chứng thực từ bản chính hoặc bản sao, xuất trình bản gốc để đối chiếu hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc hoặc quyết định tuyển dụng, bổ nhiệm, giao nhiệm vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp;
+ Bản sao được chứng thực từ bản chính hoặc bản sao, xuất trình bản gốc để đối chiếu quyết định bổ nhiệm (đối với người làm việc theo chế độ bổ nhiệm) hoặc văn bản công nhận kết quả bầu (đối với người làm việc theo chế độ bầu cử) của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (đối với trường hợp là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoạt động dịch vụ việc làm).
Các văn bản quy định tại điểm a, điểm b khoản 6 là văn bản của nước ngoài thì phải được dịch ra tiếng Việt, chứng thực và được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định pháp luật.
Trình tự, thủ tục cấp giấy phép
Theo Điều 18 Nghị định 23/2021/NĐ-CP, trình tự, thủ tục nộp hồ sơ như sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo Điều 17 Nghị định 23/2021/NĐ-CP.
Bước 2: Gửi hồ sơ
Doanh nghiệp gửi 01 bộ hồ sơ đến Sở Lao động - Thương binh và Xã hội nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính để đề nghị cấp giấy phép.
Bước 3: Nhận hồ sơ và thời hạn giải quyết
- Sau khi kiểm tra đủ giấy tờ quy định tại Điều 17 Nghị định 23/2021/NĐ-CP, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội cấp giấy biên nhận ghi rõ ngày, tháng, năm nhận hồ sơ đề nghị cấp giấy phép.
- Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ đảm bảo theo quy định, cơ quan nhà nước có thẩm quyền xem xét, cấp giấy phép đối với doanh nghiệp; trường hợp không cấp giấy phép thì có văn bản trả lời doanh nghiệp và nêu rõ lý do.
Tóm lại, dịch vụ tính lương thuộc loại kinh doanh có điều kiện. Doanh nghiệp muốn kinh doanh dịch vụ tính lương phải đảm bảo đáp ứng đầy đủ các điều kiện về cấp giấy phép. Hồ sơ và trình tự nộp hồ sơ được thực hiện theo quy định của pháp luật.
