Giấy khai sinh là kết quả của việc đăng ký khai sinh. Giấy khai sinh được ban hành theo mẫu thống nhất (có thể thay đổi theo từng thời kỳ). Bản sao giấy khai sinh được cấp theo yêu cầu và đương nhiên phải bao gồm đầy đủ nội dung của giấy tờ gốc.
Trích lục khai sinh được cấp cho trẻ trong các trường hợp có yêu cầu ghi vào Sổ hộ tịch việc khai sinh của trẻ đã được đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền nước ngoài, giấy tờ này cũng chứa đựng đầy đủ các nội dung đăng ký khai sinh. Theo quy định tại Khoản 1 Điều 14 Luật Hộ tịch về các nội dung đăng ký khai sinh thì Giấy khai sinh thể hiện những thông tin sau liên quan đến người được khai sinh:
“a) Thông tin của người được đăng ký khai sinh: Họ, chữ đệm và tên; giới tính; ngày, tháng, năm sinh; nơi sinh; quê quán; dân tộc; quốc tịch;
b) Thông tin của cha, mẹ người được đăng ký khai sinh: Họ, chữ đệm và tên; năm sinh; dân tộc; quốc tịch; nơi cư trú;
c) Số định danh cá nhân của người được đăng ký khai sinh.”
Cũng theo quy định tại điều luật này thì nội dung đăng ký khai sinh nêu trên là thông tin hộ tịch cơ bản của cá nhân, được ghi vào Sổ hộ tịch, Giấy khai sinh, cập nhật vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử và Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Hồ sơ, giấy tờ của cá nhân liên quan đến thông tin khai sinh phải phù hợp với nội dung đăng ký khai sinh của người đó.
Xuất phát từ các nội dung đăng ký khai sinh này, Giấy khai sinh, Trích lục khai sinh sẽ có giá trị dùng để xác định:
- Hộ, tên, chữ đệm, ngày, tháng, năm sinh; giới tính, dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ cha, mẹ, con của một con người (anh chị, em ruột);
- Xác định người thừa kế (theo luật; xác định người hưởng thừa kế không phải theo di chúc);
- Người đại diện; người giám hộ (đương nhiên);
- Năng lực hành vi dân sự (yếu tố độ tuổi).
Trong thực tế, Giấy khai sinh, Trích lục khai sinh thường được sử dụng trong các giao dịch về lĩnh vực thừa kế (Văn bản khai nhận di sản thừa kế, Văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế, Văn bản từ chối nhận di sản thừa kế…), trong giao dịch tặng cho đối với những trường hợp giữa bên tặng cho và bên nhận tặng cho có quan hệ huyết thống và trong các giao dịch mà có chủ thể tham gia là người chưa thành niên, người bị mất, hạn chế năng lực hành vi… cần có người đại diện, giám hộ. Được sử dụng trong hồ sơ yêu cầu công chứng các loại việc này, Giấy khai sinh, Trích lục khai sinh có giá trị xác định các thông tin về cá nhân người được đăng ký khai sinh và chứng minh quan hệ cha – mẹ - con hoặc quan hệ anh – chị - em.
Có nhiều trường hợp xảy ra nhầm lẫn về giá trị của các thông tin thể hiện trong Giấy khai sinh. Giấy khai sinh cho biết cha, mẹ của một người là ai chứ không thể hiện quan hệ hôn nhân giữa hai người được ghi nhận là cha, mẹ của người đó. Cần lưu ý, Giấy khai sinh không thể thay thế Giấy chứng nhận kết hôn, nó không thể hiện quan hệ hôn nhân giữa những người được khai là cha và người được khai là mẹ.
Ngoài ra, sự kết hợp của nhiều Giấy khai sinh, Trích lục khai sinh sẽ có giá trị chứng minh quan hệ giữa anh, chị và em. Khi giao kết các hợp đồng, giao dịch có sự chuyển dịch về tài sản, đặc biệt là giao dịch tặng cho mà các bên chủ thể có quan hệ là anh, chị, em trong một gia đình thì việc chứng minh được quan hệ này sẽ giúp cho các bên được hưởng quyền miễn trừ thuế thu nhập cá nhân.
Một vấn đề đáng lưu tâm thêm là giá trị của Giấy khai sinh. Theo quy định tại Điều 6 Nghị định 123/2015/NĐ-CP thì Giấy khai sinh là giấy tờ hộ tịch gốc của cá nhân. Mọi hồ sơ, giấy tờ của cá nhân có nội dung về họ, chữ đệm, tên; ngày, tháng, năm sin; giới tính, dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ cha, mẹ, con phải phù hợp với Giấy khai sinh của người đó. Trường hợp nội dung trong hồ sơ, giấy tờ cá nhân khác với nội dung trong Giấy khai sinh của người đó thì Thủ trưởng cơ quan, tổ chức quản lý hồ sơ hoặc cấp giấy tờ có trách nhiệm điều chỉnh hồ sơ, giấy tờ theo đúng nội dung trong Giấy khai sinh.
