Tình huống đặt ra là có 1 người nhân viên là người nước ngoài (Đài Loan) đã sang Việt Nam làm việc. Một năm người đó được nghỉ phép 4 lần và công ty trả chi phí vé khứ hồi cho người này. Vậy chi phí này công ty phải chịu hay người này chịu?
(1) Nếu công ty chịu thì sẽ tính vào chi phí gì, có phải tính vào thuế doanh nghiệp không?
(2) Nếu người lao động này chịu thì công ty sẽ trả như thế nào?
Quan điểm của mình thì tại Điểm Khoản 2 Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC có nêu rõ phần thu nhập chịu thuế TNCN từ tiền lương, tiền công như sau:
"g) Không tính vào thu nhập chịu thuế đối với các khoản sau:
...
g.6) Khoản tiền mua vé máy bay khứ hồi do người sử dụng lao động trả hộ (hoặc thanh toán) cho người lao động là người nước ngoài làm việc tại Việt Nam, người lao động là người Việt Nam làm việc ở nước ngoài về phép mỗi năm một lần.
Căn cứ xác định khoản tiền mua vé máy bay là hợp đồng lao động và khoản tiền thanh toán vé máy bay từ Việt Nam đến quốc gia người nước ngoài mang quốc tịch hoặc quốc gia nơi gia đình người nước ngoài sinh sống và ngược lại; khoản tiền thanh toán vé máy bay từ quốc gia nơi người Việt Nam đang làm việc về Việt Nam và ngược lại."
Theo đó, người lao động chỉ được loại trừ chi phí tính thuế TNCN đối với khoản tiền mua vé máy bay khứ hồi do người sử dụng lao động trả hộ (hoặc thanh toán) cho người lao động là người nước ngoài làm việc tại Việt Nam về phép mỗi năm một lần. Do đó, 3 lần còn lại người lao động sẽ phải chịu thuế TNCN như thông thường nếu công ty trả hộ.
Ở đây, cần làm rõ là quy định trên áp dụng khi công ty chi cho người lao động. Lúc này, khoản chi phí này được xác định là chi phí tiền công, tiền lương. Công ty muốn ghi nhận chi phí hợp lý được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN thì cần được ghi cụ thể Điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thoả ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty. (Quy định tại Điểm 2.6 của Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC)
Còn nếu công ty không đưa vào các hồ sơ nêu trên thì muốn ghi nhận chi phí hợp lý cần đáp ứng điều kiện tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC:
Điều 4. Sửa đổi, bổ sung Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC (đã được sửa đổi, bổ sung tại Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 119/2014/TT-BTC và Điều 1 Thông tư số 151/2014/TT-BTC) như sau:
“Điều 6. Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế
1. Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
b) Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
c) Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt..."
Lúc này, đơn vị khó có thể ghi nhận được chi phí khi không thể chứng mình được khoản chi này thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp mình, nên sẽ bị loại ra.
