Việc lưu sổ sách, chứng từ kế toán là nghĩa vụ của doanh nghiệp theo quy định của pháp luật. Vậy công ty không lưu sổ sách, chứng từ kế toán quá 10 năm có bị xử phạt không?
(1) Công ty có trách nhiệm phải lưu sổ sách, chứng từ gì?
Theo quy định tại Điều 8 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, các loại tài liệu kế toán phải lưu trữ bao gồm:
- Chứng từ kế toán.
- Sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp.
- Báo cáo tài chính; báo cáo quyết toán ngân sách; báo cáo tổng hợp quyết toán ngân sách.
- Tài liệu khác có liên quan đến kế toán bao gồm:
+ Các loại hợp đồng;
+ Báo cáo kế toán quản trị;
+ Hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành, dự án quan trọng quốc gia;
+ Báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản; các tài liệu liên quan đến kiểm tra, thanh tra, giám sát, kiểm toán;
+ Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán;
+ Quyết định bổ sung vốn từ lợi nhuận, phân phối các quỹ từ lợi nhuận;
+ Các tài liệu liên quan đến giải thể, phá sản, chia, tách, hợp nhất sáp nhập, chấm dứt hoạt động, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị;
+ Tài liệu liên quan đến tiếp nhận và sử dụng kinh phí, vốn, quỹ;
+ Tài liệu liên quan đến nghĩa vụ thuế, phí, lệ phí và nghĩa vụ khác đối với Nhà nước và các tài liệu khác.
Như vậy. theo quy định của pháp luật, công ty phải thực hiện việc lưu trữ tất cá các loại giấy tờ, chứng từ trên lại trong công ty.
Tuy nhiên mỗi loại giấy tờ sẽ không cùng thời gian lưu trữ mà có thời hạn lưu trữ khác nhau.
Vậy công ty không lưu sổ sách, chứng từ kế toán quá 10 năm có bị xử phạt không?
(2) Công ty không lưu sổ sách, chứng từ kế toán quá 10 năm có bị xử phạt không?
Theo quy định tại Điều 12, 13 và 14 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, thời gian lưu trữ sổ sách, chứng từ kế toán của công ty sẽ tùy thuộc vào từng loại giấy tờ, chứng từ mà có thời gian lưu trữ khác nhau, lần lượt là 5 năm, 10 năm và vĩnh viễn.
Theo quy định tại Điều 14 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, các loại giấy tờ, chứng từ có thời gian lưu trữ vĩnh viễn là:
Đối với đơn vị kế toán trong lĩnh vực kế toán nhà nước, tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn gồm:
- Báo cáo tổng quyết toán ngân sách nhà nước năm đã được Quốc hội phê chuẩn
- Báo cáo quyết toán ngân sách địa phương đã được Hội đồng nhân dân các cấp phê chuẩn
- Hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm A, dự án quan trọng quốc gia
- Tài liệu kế toán khác có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
Đối với hoạt động kinh doanh, tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn gồm:
- Các tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
Theo đó, thời hạn lưu trữ vĩnh viễn phải là thời hạn lưu trữ trên 10 năm cho đến khi tài liệu kế toán bị hủy hoại tự nhiên
Như vậy, đối với các tài liệu, chứng từ phải lưu trữ vĩnh viễn thì phải lưu trữ trên 10 năm cho đến khi tài liệu kế toán tự bị hủy hoại tự nhiên, do đó, nếu công ty không lưu sổ sách, chứng từ kế toán này trên 10 năm sẽ bị xử phạt theo quy định của pháp luật
(3) Mức phạt đối với hành vi vi phạm bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán
Theo quy định tại Điều 15 Nghị định 41/2018/NĐ-CP, mức phạt đối với hành vi vi phạm quy định về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán như sau:
Phạt cảnh cáo đối với một trong các hành vi sau:
- Đưa tài liệu kế toán vào lưu trữ chậm từ 12 tháng trở lên so với thời hạn quy định
- Không sắp xếp tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ theo trình tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm
Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
- Lưu trữ tài liệu kế toán không đầy đủ theo quy định
- Bảo quản tài liệu kế toán không an toàn, để hư hỏng, mất mát tài liệu trong thời hạn lưu trữ
- Sử dụng tài liệu kế toán trong thời hạn lưu trữ không đúng quy định;
- Không thực hiện việc tổ chức kiểm kê, phân loại, phục hồi tài liệu kế toán bị mất mát hoặc bị hủy hoại.
Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
- Hủy bỏ tài liệu kế toán khi chưa hết thời hạn lưu trữ theo quy định của Luật kế toán nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự;
- Không thành lập Hội đồng tiêu hủy, không thực hiện đúng phương pháp tiêu hủy và không lập biên bản tiêu hủy theo quy định khi thực hiện tiêu hủy tài liệu kế toán.
Việc quản lý sổ sách, chứng từ là trách nhiệm và nghĩa vụ bắt buộc của mọi doanh nghiệp. Tuy nhiên, trên thực tế, vẫn còn nhiều trường hợp doanh nghiệp lơ là, thiếu trách nhiệm dẫn đến việc không lưu sổ sách, chứng từ quá 10 năm.
Doanh nghiệp cần nâng cao ý thức trách nhiệm trong việc quản lý sổ sách, chứng từ, đảm bảo lưu trữ đầy đủ theo quy định của pháp luật. Việc không lưu sổ sách, chứng từ có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng cho doanh nghiệp, do vậy cần có biện pháp khắc phục kịp thời để tránh những rủi ro không đáng có.
