Công ty cũ không chốt sổ BHXH thì NLĐ có nộp tiếp BHXH ở công ty mới không?

Cơ quan tôi có trường hợp NLĐ không chốt được sổ ở Công ty cũ, khi sang cơ quan tôi thì họ chỉ cung cấp số sổ, tôi dùng số sổ này để báo tăng lao động và nộp BHXH. Tuy nhiên sau một thời gian họ được chuyển từ hợp đồng vào biên chế thì bên Bảo hiểm trả lời không làm tăng biên chế được. Tuy nhiên kế toán vẫn nộp tiền BHXH đúng với hệ số lương mới của NLĐ. Đến khi có phần mềm BHXH, tôi làm tăng biên chế trên hệ thống phần mềm thì lại được chấp nhận nhưng BHXH lại tính tiền phạt và tiền lãi cho tôi do làm tăng chậm. (Đến bây giờ công ty cũ vẫn không chốt sổ cho NLĐ đó vì nợ nần cá nhân).

Vậy xin Luật sư tư vấn cho tôi rằng BHXH tính tiền phạt như vậy có đúng không, tại sao ban đầu nộp hồ sơ giấy BHXH không chấp nhận nhưng làm trên hệ thống phần mềm thì lại được? nếu công ty cũ vẫn không chốt sổ BHXH cho NLĐ thì khi NLĐ nghỉ việc bên cơ quan tôi thì tôi có chốt sổ cho họ được không? Vì hiện tại tôi thấy khi lao động nghỉ việc tôi chỉ báo giảm D02 trên hệ thống phần mềm và BHXH sẽ trả về tờ rời cho NLĐ chứ không cần nộp sổ BHXH.