Có bao giờ bạn nghe đến khái niệm “bản chụp” của tài liệu, giấy tờ chưa? Xét về giá trị pháp lý, bản chụp có giá trị như sản sao không?
Pháp luật không có quy định hay định nghĩa về như thế nào được xem là bản chụp. Trên thực tế, bản chụp giấy tờ hay tài liệu thường được dung để ám chỉ bản tạo ra thông qua việc chụp lại bằng các thiết bị như: điện thoại, máy ảnh,... một cách trực tiếp. Nói cách khác, bản chụp thường định dạng dưới hình thức là file mềm và được lưu giữ trên các loại thiết bị máy tính, điện thoại,…. Ngày nay, bản chụp là hình thức phổ biến và thuận tiện để trao đổi thông tin với nhau.
Trong khi đó, bản sao theo quy định hiện hành tại khoản 6 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP được định nghĩa là: “bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc”. Như vậy, về hình thức thì bản sao phải được in ra trên giấy dựa trên bản chụp, nội dung đầy đủ, có sự chính xác, được công chứng chứng thực ở cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Xuất phát từ hình thức rõ ràng và xác định hơn so với bản chụp mà bản sao sẽ có giá trị tương đương bản chính nếu được công chứng, chứng thực. Còn về bản chụp, nó không công nhận giá trị pháp lý khi bạn làm việc với cơ quan nhà nước.
Lưu ý: Không ít trường hợp người dân mặc định giá trị sử dụng của bản sao thường chỉ có thời hạn nhất định kể từ ngày được chứng thực. Cách hiểu trên hoàn toàn sai lầm.
Hiện nay, những vấn đề liên quan đến bản sao chứng thực được điều chỉnh theo quy đinh tại Luật Công chứng 2014 và Nghị định 23/2015/NĐ-CP. Trong đó, chưa có một điều luật nào quy định cụ thể về thời hạn sử dụng của bản sao giấy tờ chứng thực từ bản chính. Nói cách khác, pháp luật hiện hành không quy định cụ thể về giá trị thời hạn sử dụng của bản sao giấy tờ chứng thực. Thay vào đó, tại khoản 2 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP chỉ có quy định về giá trị pháp lý của bản sao như sau:
|
1. Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
2. Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
|
Như vậy, về mặt nguyên tắc, chúng ta có thể hiểu giá trị sử dụng của bản sao giấy tờ, tài liệu chứng thực sẽ phụ thuộc vào giá trị sử dụng của bản chính giấy tờ đó. Điều này có nghĩa rằng, ở mỗi loại giấy tờ khác nhau bản sao chứng thực của giấy tờ đó cũng sẽ có giá trị thời hạn sử dụng khác nhau. Thực tiễn, chúng ta chia làm 02 loại:
– Đối với giấy tờ không xác định về thời hạn sử dụng: Đối với những giấy tờ này, bản sao chứng thực cũng sẽ có giá trị sử dụng không bị xác định về thời hạn. Một số loại giấy tờ theo quy định chỉ được cấp một lần và không quy định về giá trị thời hạn sử dụng như: giấy khai sinh, giấy chứng nhận đăng ký kết hôn,… Trong trường hợp bản chính dùng để đối chiếu cấp bản sao chứng thực bị hủy bỏ, thu hồi hoặc đã thực hiện thủ tục theo quy định để thay đổi, bổ sung thông tin trên giấy tờ thì bản sao chứng thực được cấp trước đó mới hết giá trị sử dụng.
– Đối với những loại giấy tờ có quy định về thời hạn sử dụng: Các văn bản, giấy tờ khác đều được cơ quan, tổ chức cấp hoặc đóng dấu đều có thời hạn sử dụng nhất định do pháp luật quy định hoặc theo mục đích sử dụng. Do đó, bản sao chứng thực của những loại văn bản, giấy tờ này cũng chỉ có giá trị sử dụng khi bản gốc còn có giá trị sử dụng. Lấy ví dụ một số giấy tờ hữu hạn như: Giấy chứng minh nhân dân thời hạn là 15 năm; phiếu lý lịch tư pháp, giấy khám sức khỏe là 6 tháng,..
Về nguyên tắc, cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao đã được chứng thực không được yêu cầu người nộp phải xuất trình bản chính để đối chiếu. Trường hợp nếu người tiếp nhận nghi ngờ bản sao là giả mạo hoặc đã có sự thay đổi về bản chính thì có quyền xác minh bằng cách yêu cầu người nộp giấy tờ cho xem bản chính để đối chiếu (theo quy định tại khoản 2 Điều 6 Nghị định 23/2015/NĐ-CP). Như vậy, với những bản sao giấy tờ đã được chứng thực quá lâu, người nộp có thể mang theo giấy tờ bản gốc để đối chiếu trong trường hợp cần thiết chứ không bắt buộc phải đi chứng thực lại.
Tuy nhiên, hiện nay không ít cơ quan, tổ chức khi tiếp nhận những bản sao giấy tờ chứng thực thường yêu cầu phải được chứng thực trong thời gian 3 tháng hoặc 6 tháng gần nhất nhằm mục đích tránh nguy cơ giả mạo giấy tờ, tài liệu hoặc có thay đổi về bản chính. Dựa vào các căn cứ pháp lý hiện hành thì rõ rang yêu cầu này là trái với quy định của pháp luật, đồng thời gây khó khăn, phiền hà cho công dân cũng như quá tải về khối lượng công việc cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền về cấp bản sao chứng thực.
