Tiêu chuẩn quy định các yêu cầu và cung cấp hướng dẫn cho việc thiết lập, thực hiện, duy trì, xem xét và cải tiến hệ thống quản lý tri thức hiệu quả trong tổ chức.
Các yêu cầu trong tiêu chuẩn này áp dụng cho mọi tổ chức không phân biệt loại hình, quy mô hoặc sản phẩm và dịch vụ cung cấp.
(1) Tầm quan trọng của quản lý tri thức
TCVN ISO 30401:2020 đề cập đến tầm quan trọng của việc quản lý tri thức như sau:
Công việc tri thức ngày càng có vai trò quan trọng trong nhiều cộng đồng và tổ chức. Nhiều nền kinh tế khao khát trở thành nền kinh tế tri thức, trong đó kiến thức là nguồn tài sản chính.
Trong bối cảnh này, kiến thức trở thành một tài sản cốt lõi cho các tổ chức. Kiến thức đặc biệt quan trọng trong nhiều lĩnh vực: nó cho phép đưa ra các quyết định hiệu quả, hỗ trợ hiệu quả của các quá trình và góp phần vào việc tăng cường các quá trình, tạo ra khả năng phục hồi và khả năng thích ứng, tạo lợi thế cạnh tranh và thậm chí có thể trở thành một sản phẩm theo cách riêng của mình.
- Việc gia tăng khả năng tiếp cận tri thức sẽ tạo ra các cơ hội cho sự phát triển nghề nghiệp của mọi thành viên trong tổ chức thông qua việc học hỏi, thực hành và trao đổi.
- Các tổ chức không còn có thể dựa vào sự lan truyền kiến thức tự phát để theo kịp tốc độ thay đổi. Thay vào đó, kiến thức phải được tạo lập, củng cố, áp dụng và tái sử dụng một cách có chủ ý nhanh hơn tốc độ thay đổi.
- Các tổ chức phân tán và phân cấp theo địa lý, thực hiện cùng các quá trình và cung cấp cùng các dịch vụ ở nhiều địa điểm, có thể đạt được lợi thế lớn thông qua việc chia sẻ thực tiễn, chuyên môn và học hỏi vượt ra ngoài ranh giới tổ chức.
- Sự tiêu hao và luân chuyển lực lượng lao động trong xã hội ngày nay có ý nghĩa đối với quản lý tri thức. Trong nhiều tổ chức, những kiến thức quan trọng thường bị các chuyên gia bưng bít và/hoặc giữ lại, sẽ có nguy cơ bị mất khi tổ chức có thay đổi hoặc những chuyên gia này dời đi.
- Quản lý tri thức hiệu quả sẽ hỗ trợ cho sự hợp tác giữa các tổ chức khác nhau để đạt được những mục tiêu chung.
Tri thức là một tài sản vô hình của tổ chức cần được quản lý giống như mọi bại tài sản khác. Tri thức cần được phát triển, củng cố, duy trì, chia sẻ, điều chỉnh và áp dụng để người lao động có thể đưa ra những quyết định hiệu quả và thực hiện những hành động phù hợp, giải quyết các vấn đề dựa trên kinh nghiệm quá khứ và những hiểu biết mới về tương lai.
Quản lý tri thức là một cách tiếp cận toàn diện để cải thiện việc học tập và tính hiệu lực thông qua tối ưu hóa ứng dụng tri thức, nhằm tạo lập giá trị cho tổ chức.
Quản lý tri thức hỗ trợ quá trình hiện có và các chiến lược phát triển. Như vậy, nó cần được tích hợp với các chức năng khác của tổ chức.
.png)
(2) Các yêu cầu về quản lý tri thức trong hệ thống tổ chức
Theo mục 4.4 TCVN ISO 30401:2020 quy định về hệ thống quản lý tri thức và các yêu cầu về quản lý tri thức như sau:
Phát triển kiến thức:
Tổ chức phải chứng minh rằng hệ thống quản lý tri thức bao trùm các hoạt động sau đây, để quản lý hiệu quả tri thức thông qua các giai đoạn phát triển qua các hoạt động và hành vi có hệ thống, hỗ trợ các mục tiêu của hệ thống quản lý tri thức và bao trùm các miền kiến thức ưu tiên được xác định ở 4.3 TCVN ISO 30401:2020:
- Tiếp thu kiến thức mới: có nghĩa là cung cấp cho tổ chức những kiến thức mà trước đây chưa biết hoặc không có sẵn trong tổ chức.
- Áp dụng kiến thức hiện có: nghĩa là làm cho kiến thức có hiệu quả, tích hợp vào kiến thức hiện tại có liên quan của tổ chức để cho phép cải thiện các hành động và việc đưa ra quyết định.
- Lưu giữ kiến thức hiện có: nghĩa là bảo vệ tổ chức khỏi rủi ro bị mất kiến thức.
- Xử lý kiến thức lỗi thời hoặc không còn giá trị: nghĩa là bảo vệ tổ chức khỏi việc mắc sai lầm hoặc hoạt động không hiệu quả, là kết quả của việc sử dụng kiến thức không phù hợp trong bối cảnh hiện tại của tổ chức.
Truyền tải và chuyển đổi kiến thức:
Hệ thống quản lý tri thức của tổ chức phải bao gồm các hoạt động và hành vi, hỗ trợ mọi loại hình khác nhau của dòng chảy kiến thức, thông qua các hoạt động và hành vi có hệ thống, hỗ trợ các mục tiêu của hệ thống quản lý tri thức và bao trùm các miền kiến thức ưu tiên được xác định ở 4.3:
- Sự tương tác của con người: trao đổi và đồng sáng tạo kiến thức thông qua các cuộc đối thoại và tương tác; giữa các cá nhân, đội nhóm và trong toàn bộ tổ chức.
- Trình bày: làm cho kiến thức sẵn có thông qua việc chứng minh, ghi chép, văn bản hóa và/hoặc hệ thống hóa.
- Kết hợp: tổng hợp, quản lý, hình thức hóa, cấu trúc hoặc phân loại kiến thức đã hệ thống hóa để làm cho kiến thức có khả năng tiếp cận và tìm thấy.
- Tiếp thu và học tập: xem xét, đánh giá và tiếp thu kiến thức; kết hợp vào thực tiễn.
(3) Các yếu tố hỗ trợ quản lý tri thức
Theo tiểu mục 4.4.4 TCVN ISO 30401:2020 đề cập đến các yếu tố hỗ trợ quản lý tri thức như sau:
Hệ thống quản lý tri thức của tổ chức phải bao gồm và tích hợp các thành phần của tất cả các yếu tố hỗ trợ dưới đây để tạo lập một hệ thống quản lý tri thức hiệu quả. Điều này phải hỗ trợ các mục tiêu của hệ thống quản lý tri thức và bao trùm các miền kiến thức ưu tiên được xác định ở 4.3:
- Vốn nhân lực: các vai trò và trách nhiệm giải trình, bao gồm tất cả các bên liên quan của hệ thống quản lý tri thức; đảm bảo rằng quản lý tri thức được khuyến khích trong tổ chức
- Các quá trình: hoạt động tri thức xác định áp dụng và gắn kết trong các quá trình của tổ chức, bao gồm các quy trình, hướng dẫn, phương pháp và biện pháp.
- Công nghệ và cơ sở hạ tầng: các kênh kỹ thuật số, không gian làm việc ảo và vật lý và các công cụ khác.
- Quản trị: Chiến lược, mong đợi và phương tiện để đảm bảo hệ thống quản lý tri thức hoạt động phù hợp.
- Văn hóa quản lý tri thức: Thái độ và chuẩn mực liên quan đến việc chia sẻ, học tập từ những sai lầm.
Tóm lại, TCVN ISO 30401:2020 đã quy định về các yêu cầu trong hệ thống quản lý tri thức và một số yếu tố hỗ trợ cho việc quản lý tri thức. TCVN ISO 30401:2020 hoàn toàn tương đương với ISO 30401:2018.
