Bản sao chứng thực là giấy tờ, văn bản có giá trị sử dụng như bản chính dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch. Tuy nhiên, hiện nay vẫn chưa có quy định về thời hạn sử dụng của bản sao chứng thực.
Điều này làm nhiều người thắc mắc rằng khi thực hiện chứng thực các bản sao giấy tờ sẽ có hiệu lực bao lâu và trong trường hợp bản chính có thay đổi thì có được phép tiếp tục sử dụng bản sao chứng thực nữa không?
Thông qua Cổng dịch vụ công quốc gia, Bộ Tư pháp nhận được kiến nghị của Bà V.H.T.M về thời hạn sử dụng và giá trị pháp lý của bản sao chứng thực từ bản chính, Bộ Tư pháp có Công văn 3574/BTP-HTQTCT trả lời kiến nghị công dân với ý kiến như sau:
Hiện nay, pháp luật chứng thực không quy định về thời hạn sử dụng bản sao chứng thực từ bản chính. Theo quy định tại khoản 2 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định 04 loại chứng thực:
(1) Cấp bản sao từ sổ gốc.
(2) Chứng thực bản sao từ bản chính.
(3) Chứng thực chữ ký.
(4) Chứng thực hợp đồng, giao dịch.
Thì bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Như vậy, bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu khi chứng thực.
Trường hợp bản chính có sự thay đổi thông tin, nội dung thì bản sao đã được chứng thực trước đó không có giá trị sử dụng thay cho bản chính hiện tại. Bên cạnh đó, khi thực hiện các thủ tục hành chính, nếu pháp luật chuyên ngành có quy định khác thì thực hiện theo quy định của pháp luật chuyên ngành.
Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được chứng thực được thực hiện theo Theo Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP như sau:
- Bản sao được cấp từ sổ gốc: Có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
- Bản sao được chứng thực từ bản chính: Có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
- Chữ ký được chứng thực: Có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản.
- Hợp đồng, giao dịch được chứng thực: Có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.
Ngoài ra, Luật Công chứng 2014 và Nghị định 23/2015/NĐ-CP đều không quy định về thời hạn có hiệu lực của bản sao được công chứng, chứng thực. Vì vậy, về nguyên tắc, bản sao được công chứng, chứng thực có giá trị vô thời hạn.
Tuy nhiên, trong thực tế, bản sao được công chứng, chứng thực có thể chia thành hai loại:
Bản sao vô thời hạn: Bản sao được chứng thực từ bảng điểm, bằng cử nhân, giấy phép lái xe mô tô… có giá trị vô hạn, trừ trường hợp bản chính đã bị thu hồi, hủy bỏ.
Bản sao hữu hạn: Bản sao được chứng thực từ các loại giấy tờ có xác định thời hạn như Phiếu lý lịch tư pháp, Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, Giấy chứng minh Nhân dân… thì bản sao chỉ có giá trị sử dụng trong thời hạn bản gốc còn hạn sử dụng.
Để xác minh và thực hiện đúng quy định của từng loại giấy tờ chứng thực thì cán bộ thụ lý có quyền yêu cầu đương sự xuất trình bản chính (bản gốc) để đối chiếu chứ không có quyền yêu cầu nộp bản sao mới.
