Với sự phát triển của công nghệ số, việc sử dụng bản scan trong các giao dịch và thủ tục hành chính ngày càng phổ biến. Tuy nhiên, nhiều người vẫn thắc mắc về bản scan là gì? Bản Scan có công chứng được không?
Bài viết này sẽ cung cấp thông tin chi tiết về bản scan và giá trị pháp lý của bản scan.
Bản scan có thể được xem là một hình thức số hóa tài liệu giấy thành các tập tin điện tử. Việc này giúp lưu trữ, chia sẻ và sử dụng tài liệu một cách tiện lợi hơn.
Bên cạnh đó, tính pháp lý của bản scan trong các giao dịch và thủ tục hành chính là một vấn đề quan trọng cần được làm rõ.
(1) Bản scan là gì?
Hiện nay, pháp luật hiện hành không có quy định định nghĩa cụ thể bản scan là gì. Tuy nhiên có thể hiểu khái niệm bản scan như sau:
Scan là hành động quét hoặc đọc để chuyển các dữ liệu trên giấy tờ, hình ảnh trên giấy thành dữ liệu, file lưu trữ thông qua một chiếc máy scan, máy in có tính năng scan hoặc qua ứng dụng scan trên điện thoại.
Bản scan được xem là bản sao điện tử của các loại giấy tờ, tài liệu đã được scan qua. Bản scan thường dùng với mục đích số hóa văn bản, tài liệu để lưu trữ trong cơ sở dữ liệu máy tính.
Lợi ích của bản scan:
- Lưu trữ tài liệu điện tử: Bản scan không cần mất thời gian sao in, phân loại, cất giữ bảo quản.
- Gửi tài liệu qua email, đính kèm tài liệu trong các giao dịch điện tử: : Bản scan có thể được bảo mật bằng mật khẩu hoặc mã hóa, đảm bảo rằng chỉ người được ủy quyền mới có thể truy cập có thể được dùng trong trường hợp làm việc với các đối tác ở xa.
- Tìm kiếm tài liệu dễ dàng và nhanh chóng: Dữ liệu scan có thể được tổ chức và tìm kiếm theo từ khóa, giúp nhanh chóng tìm thấy tài liệu cần thiết.
- Khôi phục dễ dàng tài liệu đã bị mất/xóa: Nếu mất tài liệu gốc, bản scan sẽ giúp b khôi phục lại thông tin một cách dễ dàng.
(2) Bản Scan có công chứng được không?
Bản Scan có thay thế được cho văn bản chính hay không?
Căn cứ khoản 8 và khoản 9 Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư thì:
- “Bản gốc văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được người có thẩm quyền trực tiếp ký trên văn bản giấy hoặc ký số trên văn bản điện tử.
- “Bản chính văn bản giấy” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được tạo từ bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.
Như vậy, bản chính là bản được tạo và có chữ ký trực tiếp của cơ quan có thẩm quyền. Bản chính thường có giá trị pháp lý cao nhất và được coi là bằng chứng chính thức trong các giao dịch pháp lý khác.
Bản scan được xem là bản sao của văn bản, giấy tờ gốc dưới dạng dùng các thiết bị quét và lưu trữ thành file điện tử.
Tuy nhiên, bản scan lại không nằm trong các loại bản sao có tính pháp lý để thay thế bản chính.
Theo Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ, chỉ có một số bản sao được công nhận giá trị sử dụng như bản chính như:
- Bản sao được cấp từ sổ gốc: Cấp bản sao từ sổ gốc là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao. Bản sao từ sổ gốc có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.
- Bản sao được chứng thực từ bản chính: Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính. Cơ quan có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính là Phòng Tư pháp cấp huyện; UBND cấp xã, phường, thị trấn; Cơ quan công chứng; Cơ quan ngoại giao.
Bản Scan có công chứng được không?
Theo Điều 63 của Luật Công chứng 2014 quy định về hồ sơ công chứng như sau:
- Hồ sơ công chứng phải có đủ giấy tờ bao gồm: phiếu yêu cầu công chứng; bản chính văn bản công chứng, bản sao văn bản cần công chứng; giấy tờ xác minh, giám định; các giấy tờ liên quan khác.
- Hồ sơ công chứng bắt buộc phải đánh số theo thứ tự thời gian phù hợp với thời gian ghi trong sổ công chứng.
Như vậy, chỉ có bản chính, bản sao chứng thực từ bản chính, bản sao từ sổ gốc do cơ quan có thẩm quyền cấp, xác nhận thì mới được công chứng.
Bản scan không đủ điều kiện để được công chứng và không phải bản sao có tính pháp lý mà chỉ được dùng với mục đích số hóa tài liệu, văn bản để lưu giữ trong cơ sở dữ liệu máy tính nên không thể thay thế cho bản chính.
Tóm lại, bản scan bản sao điện tử của các loại giấy tờ, tài liệu đã được scan qua. Bản scan mang lại nhiều tiện ích trong việc lưu trữ và chia sẻ tài liệu.
Tuy nhiên, bản scan không thể thay thế bản gốc trong việc công chứng, không có tính pháp lý nên không thể thay thế cho bản chính.
