Ngày 27/7/2023 Bộ trưởng Bộ Ngoại giao đã có Thông tư 03/2023/TT-BNG hướng dẫn việc tổ chức giải quyết công tác lãnh sự.
Theo đó, đối việc giải quyết thủ tục hành chính trong công tác lãnh sự Thông tư nghiêm cấm việc thực hiện 06 hành vi sau đây:
Những hành vi nghiêm cấm trong giải quyết thủ tục hành chính
- Các hành vi hách dịch, cửa quyền, gây phiền hà, khó khăn, nhũng nhiễu; đưa, nhận tiền hoặc quà biếu dưới bất kỳ hình thức nào từ tổ chức và cá nhân có yêu cầu giải quyết thủ tục hành chính, ngoài phí và lệ phí đã được công khai theo quy định.
- Tiết lộ thông tin, hồ sơ tài liệu và các thông tin liên quan đến bí mật kinh doanh, bí mật cá nhân có được trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính, trừ trường hợp được đối tượng thực hiện thủ tục hành chính đồng ý bằng văn bản hoặc pháp luật cho phép; sử dụng thông tin đó để xâm hại quyền, lợi ích hợp pháp của người khác.
- Tự đặt thêm thủ tục hoặc yêu cầu, điều kiện, các loại giấy tờ ngoài quy định.
- Cố ý kéo dài thời gian giải quyết thủ tục hành chính trái quy định của pháp luật.
- Có các hành vi giao tiếp, ứng xử, trang phục không đúng với Quy chế văn hóa công sở, Quy tắc ứng xử của Bộ Ngoại giao,
- Trả lại hồ sơ không hợp lệ, không đủ điều kiện mà không nêu rõ lý do.
Quy trình các bước cấp các giấy tờ trong công tác lãnh sự
(1) Việc cấp các giấy tờ lãnh sự tại Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh và Cơ quan đại diện được thực hiện theo quy trình gồm các bước tiếp nhận hồ sơ, xử lý hồ sơ, trả kết quả và lưu trữ, cụ thể như sau:
Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ gồm các khâu kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ của hồ sơ,
- Cấp giấy biên nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả.
- Cấp giấy biên nhận dự thu (có thể gộp với giấy biên nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả).
- Hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện hồ sơ đối với trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chính xác theo quy định.
- Từ chối tiếp nhận hồ sơ đối với trường hợp không đủ điều kiện giải quyết; chuyển hồ sơ đủ điều kiện giải quyết cho bộ phận xử lý.
Bước 2: Xử lý hồ sơ gồm các khâu:
- Đề xuất hướng giải quyết.
- Duyệt ý kiến đề xuất.
- Kiểm tra, xác minh trong trường hợp cần thiết.
- Nhập liệu, viết, in ấn, đóng dấu nghiệp vụ (nếu có).
- Duyệt, ký; đóng dấu quốc huy (nếu có).
- Chuyển hồ sơ đã xử lý cho bộ phận trả kết quả.
Bước 3: Trả kết quả gồm các khâu kiểm tra lần cuối hồ sơ đã xử lý (thông tin xử lý, phí/lệ phí); trả giấy tờ, yêu cầu người nhận kết quả ký nhận hoặc trả lại phiếu biên nhận.
- Chuyển hồ sơ cho bộ phận lưu trữ hồ sơ.
- Riêng đối với hồ sơ đăng ký hộ tịch (khai sinh, kết hôn...), việc trả kết quả được thực hiện theo quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật liên quan.
* Lưu trữ gồm các khâu sắp xếp, vào sổ hoặc in danh sách từ phần mềm nghiệp vụ lãnh sự, lưu trữ hồ sơ đã giải quyết theo loại công việc, thủ tục và thứ tự thời gian giải quyết.
* Việc thu phí, lệ phí được thực hiện theo quy định pháp luật.
(2) Cục trưởng Cục Lãnh sự, Giám đốc Sở Ngoại vụ TP.HCM và người đứng đầu Cơ quan đại diện tổ chức thực hiện quy trình cấp giấy tờ lãnh sự quy định tại khoản 1 Điều 6 Thông tư 03/2023/TT-BNG phù hợp với quy định pháp luật, tình hình thực tế của cơ quan và quy định tại Điều 7 Thông tư 03/2023/TT-BNG.
Nội dung tổ chức thực hiện bao gồm việc rút gọn, điều chỉnh quy trình để thực hiện thủ tục lãnh sự trên môi trường điện tử, việc số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục, chia sẻ thông tin qua cơ sở dữ liệu liên quan...
Nguyên tắc tiếp nhận hồ sơ lãnh sự
- Hồ sơ lãnh sự phải được tiếp nhận tại trụ sở cơ quan nhận hồ sơ, trừ trường hợp pháp luật cho phép tiếp nhận hồ sơ theo hình thức khác.
- Đối với những thủ tục lãnh sự mà người đề nghị có thể nộp hồ sơ thông qua người được ủy quyền, tổ chức được ủy quyền, qua đường bưu chính hoặc trực tuyến thì cơ quan nhận hồ sơ tiếp nhận hồ sơ theo quy định của thủ tục đó.
- Chánh Văn phòng Bộ, Cục trưởng Cục Lãnh sự, Giám đốc Sở Ngoại vụ TP.HCM và người đứng đầu Cơ quan đại diện căn cứ vào tình hình cụ thể ở đơn vị, địa bàn mình quy định bằng văn bản việc tiếp nhận và giải quyết hồ sơ lãnh sự thông qua ủy quyền hoặc qua đường bưu chính, trực tuyến trên cơ sở các quy định pháp luật hiện hành và hướng dẫn của Cục Lãnh sự.
- Cán bộ tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm xem xét, kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của hồ sơ; nêu rõ lý do đối với trường hợp không đủ điều kiện để tiếp nhận giải quyết; hướng dẫn cho người nộp hồ sơ bổ sung, hoàn thiện hồ sơ đúng quy định.
- Cơ quan đại diện tổ chức tiếp nhận hồ sơ lãnh sự để đáp ứng được nhu cầu giải quyết thủ tục lãnh sự của công dân và căn cứ tình hình nhân sự của cơ quan đại diện, nhưng phải đảm bảo tối thiểu 03 buổi/tuần làm việc tại trụ sở của mình.
