1. Hồ sơ mời thầu bao gồm những giấy tờ gì?
Mời thầu là một quy trình trong quá trình tìm kiếm và lựa chọn nhà thầu để tham gia vào một dự án xây dựng hoặc gói thầu cụ thể. Quá trình mời thầu thường được thực hiện bởi chủ đầu tư, tổ chức hoặc cơ quan quản lý dự án, với mục đích tìm kiếm các nhà thầu có khả năng và đáp ứng yêu cầu của dự án.
Căn cứ vào Điều 218 Luật Thương mại năm 2005 thì hồ sơ mời thầu bao gồm các văn bản, tài liệu sau:
- Thông báo mời thầu
Hoạt động mời thầu được thực hiện khi tìm kiếm nhà thầu tốt nhất, phù hợp nhất, không dựa vào cảm tính lựa chọn nên cần sự công bằng, đảm bảo hiệu quả cạnh tranh dự thầu trong đấu thầu. Tất cả các gói thầu phải được tổ chức theo hình thức thông báo công khai, phạm vi thông báo công khai căn cứ trên hình thức đấu thầu rộng rãi hay hạn chế. Điều này đảm bảo để các nhà đầu tư có nhu cầu, đủ tiêu chuẩn được tiếp cận thông tin về gói thầu.
Thông báo mời thầu phải cung cấp đầy đủ các thông tin liên quan đến gói thầu, cụ thể bao gồm các nội dung chủ yếu sau: tên, địa chỉ của bên mời thầu; tóm tắt nội dung đấu thầu; thời hạn, địa điểm và thủ tục nhận hồ sơ mời thầu; thời hạn, địa điểm, thủ tục nộp hồ sơ dự thầu; những chỉ dẫn để tìm hiểu hồ sơ mời thầu.
- Các yêu cầu liên quan đến hàng hóa, dịch vụ được đấu thầu
Các yêu cầu lên quan đến hàng hóa, dịch vụ được đấu thầu là các thông tin về đối tượng, hoạt động cần thực hiện hay tác động trên đối tượng. Các thông này sẽ là căn cứ để các nhà thầu đánh giá trên chuyên môn, khả năng của mình nhằm tính toán những lợi ích có thể đạt được.
Các thông tin đến hàng hóa, dịch vụ được đấu thầu càng chi tiết thì sẽ càng thuận lợi cho nhà thầu, Khi họ có được thông tin để đánh giá, phân tích, chuẩn bị hồ sơ dự thầu cũng như tính toàn hợp lý.
- Phương pháp đánh giá, so sánh, xếp hạng và lựa chọn nhà thầu
Phương pháp đánh giá, so sánh, xếp hạng sẽ xác định các tiêu chí để lựa chọn nhà thầu phù hợp. Các nhu cầu tìm đối tượng hợp tác phù hợp nhất có thể đáp ứng trong hồ sơ dự thầu được nhà đầu tư lập ra. Các phương pháp này sẽ đem đến sự bình đẳng trong lựa chọn nhà thầu hợp lý cho dự án.
Đánh giá, so sánh, xếp loại hồ sơ dự thầu có thể do phía mời thầu tự xác định, nhưng thông thường sẽ có sự trợ giúp của các tổ chức, chuyên gia dựa trên tiêu chuẩn phù hợp để tìm kiếm nhà thầu chất lượng.
- Những chỉ dẫn khác liên quan đến việc đấu thầu
Chỉ dẫn các nội dung, thông tin khác có liên quan đến hoạt động mời thầu, tổ chức đấu thầu. Chỉ dẫn này cho bên dự thầu về các điều kiện dự thầu, các thủ tục được áp dụng trong quá trình đấu thầu. Và các chỉ dẫn này sẽ nhằm mục đích giải đáp các câu hỏi liên quan của bên dự thầu.
Chi phí về việc cung cấp hồ sơ cho bên dự thầu do bên mời thầu quy định.
2. Các bước lập hồ sơ mời thầu
Khi lập hồ sơ mời thầu, chủ đầu tư phải lập hồ sơ trên căn cứ quy mô, tính chất của gói thầu, dự án và thị trường. Thông thường, hồ sơ mời thầu sẽ bao gồm các bước cụ thể như sau:
Bước 1: Soạn thảo hồ sơ mời thầu và bản vẽ kỹ thuật thi công
Hồ sơ mời thầu bao gồm:
- Thông báo mời thầu
Những chỉ dẫn để tìm hiểu hồ sơ mời thầu: Bên mời thầu có trách nhiệm thông báo rộng rãi trên các phương tiện thông tin đại chúng đối với trường hợp đấu thầu rộng rãi hoặc gửi thông báo mời đăng ký dự thầu đến các nhà thầu đủ điều kiện trong trường hợp đấu thầu hạn chế. Ngoài ra, bên mời thầu có trách nhiệm chỉ dẫn cho bên dự thầu về các điều kiện dự thầu, các thủ tục được áp dụng trong quá trình đấu thầu và giải đáp các câu hỏi của bên dự thầu.
- Các yêu cầu liên quan đến hàng hóa, dịch vụ được đấu thầu;
- Phương pháp đánh giá, so sánh, xếp hạng và lựa chọn nhà thầu;
- Những chỉ dẫn khác liên quan đến việc đấu thầu.
Bước 2: Thông báo rộng rãi việc đấu thầu đến các đơn vị nhà thầu. Qúa trình này sẽ góp phần tìm kiếm nhà thầu phù hợp, giúp hoàn thành gói thầu, dự án một cách hiệu quả.
Bước 3: Tổ chức đấu thầu. Tổ chức một buổi đấu thầu cho nhưng đơn vị tham gia đấu thầu nhằm xét duyệt hồ sơ đấu thầu, chọn đơn vị, nhà thầu phù hợp với dự án nhất
Bước 4: Bàn giao cho nhà thầu thi công
Trên đây là một số quy định về hồ sơ mời thầu và các bước lập hồ sơ mời thầu theo quy định của pháp luật hiện hành.
