Văn bản công chứng, chứng thực có giá trị bao lâu?

Thời gian qua, mình thấy nhiều thành viên thắc mắc: “Thời hạn của văn bản công chứng, chứng thực là bao lâu? Được quy định tại văn bản nào?” hôm nay mình sẽ giải đáp vấn đề này như sau: 

* CHỨNG THỰC:

Quy định hiện hành: Khoản 1, 2 điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch:

"... Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

 Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác..."

 

* CÔNG CHỨNG:

Luật Công chứng năm 2014 và pháp luật hiện hành không quy định về thời hạn có hiệu lực của bản sao được công chứng, chứng thực.

Do vậy về nguyên tắc, bản sao được công chứng, chứng thực có giá trị vô thời hạn.

Xét dưới góc độ thực tiễn, bản sao được công chứng, chứng thực có thể chia thành hai loại:

- Bản sao “vô hạn”: Bản sao được chứng thực từ (bảng điểm, bằng cử nhân, giấy phép lái xe mô tô…) có giá trị vô hạn, trừ trường hợp bản chính đã bị thu hồi, hủy bỏ.

- Bản sao “hữu hạn”: Bản sao được chứng thực từ các loại giấy tờ có xác định thời hạn như Giấy chứng minh nhân dân (15 năm), Phiếu lý lịch tư pháp (6 tháng), Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (6 tháng)… thì bản sao chỉ có giá trị sử dụng trong thời hạn bản gốc còn hạn sử dụng. Tuy nhiên, giá trị chứng cứ của bản sao trong trường hợp này vẫn có bởi nó xác nhận các sự kiện pháp lý đã xảy ra trong quá khứ. Chẳng hạn, thời điểm đó công dân có số chứng minh nhân dân như trên bản sao, đương sự chưa kết hôn với ai…

Với những tài liệu thường có sự biến động, thay đổi trong quá trình sử dụng (như giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy phép đầu tư, sổ hộ khẩu…), cán bộ thụ lý có quyền yêu cầu đương sự xuất trình bản chính (bản gốc) để đối chiếu chứ không có quyền yêu cầu đương sự nộp bản sao mới.

Theo quy định tại Khoản 1 và 2 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP

“Điều 3. Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được chứng thực

1. Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

2. Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.”

Như vậy, theo mình thấy hiện nay chưa có quy định nào quy định cụ thể về thời hạn của bản sao chứng thực. Do vậy có thể hiểu bản sao chứng thực có giá trị sử dụng phù hợp với thời hạn của bản chính.

Theo quy định hiện nay thì không quy định về thời hạn có hiệu lực của bản sao được chứng thực, tuy nhiên hiệu lực của bản sao vẫn phụ thuộc vào thời hạn, hiệu lực của bản chính. Tuy nhiên một thực tế cho thấy rất khó để vận dụng trường hợp này vào thực tế vì đa phần các tổ chức, doanh nghiệp hiện nay đều chỉ chấp nhận các loại giấy tờ được công chứng từ 3 đến sáu tháng, còn đối với các bản sao cũ hơn thì thực tế cho thấy rất khó được chấp nhận nên điều khoản này dường dư bị "dư" ra vì khó áp dụng, vận dụng vào thực tiễn.

Tuy nhiên nhìn nhận lại việc các tổ chức, doanh nghiệp làm vậy cũng là khá phù hợp và hợp lý vì thực tế việc bản chính có bổ sung, thay đổi thì các bản sao cũng không bị thu hồi  hay bổ sung thêm gì nên việc cần những bản sao mới để chắc chắn đay là những thông tin mới nhất cũng là mưu cầu hết sức hợp lý mà các nhà làm luật cũng nên xem đây như một hướng đi mới trong việc bổ sung các quy định về bản sao được chứng thực.