Các loại giấy tờ nào mà công chức cần phải chuẩn bị đầy đủ sau khi nhận được quyết định trúng tuyển? Theo đó, người được tuyển dụng cần hoàn thành hồ sơ công chức của mình để đảm bảo trong công tác quản lý hồ sơ và thuận lợi trong công việc. Vậy pháp luật quy định các giấy tờ, tài liệu cần cho hồ sơ công chức bao gồm những gì?
1. Hồ sơ công chức là gì?
Hồ sơ công chức là tài liệu pháp lý phản ánh các thông tin cơ bản nhất về công chức, bao gồm: nguồn gốc xuất thân, quá trình học tập, quá trình công tác, hoàn cảnh kinh tế, phẩm chất, trình độ, năng lực, các mối quan hệ gia đình và xã hội của công chức, thể hiện ở sơ yếu lý lịch, văn bằng, chứng chỉ, và các văn bản tài liệu có liên quan khác, được cập nhật trong quá trình công tác của công chức kể từ khi được tuyển dụng.
Theo đó, hồ sơ gốc của công chức là hồ sơ công chức do cơ quan có thẩm quyền quản lý công chức lập và xác nhận lần đầu khi công chức được tuyển dụng theo quy định của pháp luật.
2. Nguyên tắc quản lý hồ sơ công chức
Căn cứ theo Điều 8 Thông tư 11/2012/TT-BNV có 5 nguyên tác quản lý hồ sơ công chức như sau:
- Việc quản lý hồ sơ công chức là trách nhiệm của cơ quan quản lý công chức. Nghiêm cấm việc phát tán thông tin trong hồ sơ công chức.
- Công tác xây dựng và quản lý hồ sơ công chức được thực hiện thống nhất, khoa học, và phải phản ánh được đầy đủ, chính xác thông tin của từng công chức từ khi được tuyển dụng cho đến khi ra khỏi cơ quan, tổ chức, đơn vị nhà nước.
- Hồ sơ công chức được quản lý, sử dụng và bảo quản theo chế độ tài liệu mật do nhà nước quy định, chỉ những người được cơ quan hoặc người có thẩm quyền quản lý hồ sơ công chức đồng ý bằng văn bản mới được nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ của công chức.
- Công chức có trách nhiệm kê khai đầy đủ, rõ ràng, chính xác và chịu trách nhiệm về tính trung thực của những thông tin trong hồ sơ do mình kê khai, cung cấp. Những tài liệu do công chức kê khai phải được cơ quan có thẩm quyền quản lý công chức xác minh, chứng nhận.
- Hồ sơ công chức cần được xây dựng, lưu trữ, và bảo quản dưới dạng hồ sơ điện tử để quản lý, sử dụng và khai thác nhanh, chính xác, có hiệu quả đáp ứng yêu cầu quản lý công chức.
3. Hồ sơ công chức bao gồm những gì?
Thành phần hồ sơ công chức mà người được tuyển dụng cần chuẩn bị đầy đủ được nêu chi tiết tại Điều 9 Thông tư 11/2012/TT-BNV được hướng dẫn bởi Điều 4 Quyết định 2693/QĐ-BNN-TCCB năm 2013 có hiệu lực từ ngày 12/11/2013 như sau:
Thứ nhất, đối với công chức tuyển dụng lần đầu
- Quyển Lý lịch cán bộ, công chức: Đây là tài liệu chính và bắt buộc có trong thành phần hồ sơ công chức, do công chức tự kê khai và được cơ quan có thẩm quyền thẩm tra, xác minh, chứng nhận, phản ánh toàn diện về bản thân, các mối quan hệ gia đình, xã hội của công chức đó.
- Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức: Là tài liệu do công chức tự kê khai hoặc do người có trách nhiệm ghi từ Quyển Lý lịch cán bộ, công chức; gồm tóm tắt về bản thân công chức, các mối quan hệ gia đình và xã hội của công chức đó.
- Tiểu sử tóm tắt: Đây là tài liệu được trích từ Quyển Lý lịch cán bộ, công chức do cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý công chức tóm tắt, xác nhận và đóng dấu.
- Giấy khai sinh gốc (bản sao có chứng thực);
- Giấy chứng nhận sức khỏe do đơn vị y tế từ cấp huyện trở lên cấp;
- Các giấy tờ liên quan đến trình độ đào tạo của công chức gồm: Bảng điểm, văn bằng, chứng chỉ về trình độ đào tạo chuyên môn, lý luận chính trị, ngoại ngữ, tin học, bồi dưỡng nghiệp vụ.
- Các quyết định tuyển dụng hoặc xét tuyển, tiếp nhận công chức.
Thứ hai, đối với công chức đang công tác
- Những giấy tờ, tài liệu như khi công chức mới được tuyển dụng.
- Phiếu bổ sung Lý lịch cán bộ, công chức: Do công chức kê khai bổ sung theo định kỳ hằng năm hoặc theo yêu cầu.
- Các quyết định xét chuyển, bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, biệt phái, nâng ngạch, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật công chức.
- Các bản tự kiểm điểm, nhận xét, đánh giá công chức hằng năm, khi hết nhiệm kỳ, bầu cử hoặc bổ nhiệm, giới thiệu ứng cử, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật hoặc sau các đợt công tác, tổng kết học tập của cơ quan sử dụng công chức.
- Bản kê khai tài sản (với công chức bắt buộc kê khai tài sản).
- Đơn, thư kèm theo các văn bản thẩm tra, xác minh, biên bản, kết luận của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền về các vấn đề liên quan đến công chức và gia đình được phản ánh trong đơn thư.
- Tài liệu có liên quan đến việc bổ nhiệm công chức (với công chức được bổ nhiệm chức vụ lãnh đạo, quản lý).
Trên đây là tổng hợp tất cả các loại giấy tờ phải có trong hồ sơ công chức kể từ khi công chức được tuyển dụng lần đầu và trong quá trình công chức công tác mà người được tuyển dụng cần lưu ý.
