Dùng email thay thế các văn bản chính thức được không?

Chào các bạn!

Thời đại hiện nay, công nghệ phần mềm máy tính phát triển, người ta làm việc và giao dịch trên máy tính qua email. Xin các bạn cho biết: nếu mình muốn gửi một công văn hay văn bản chính thức đến địa chỉ email khác thay thế cho văn bản bằng giấy gửi qua bưu điện được không?

Chào bạn,

Thắc mắc của bạn được Luật sư Đoàn Khắc Độ trả lời sau đây:

Theo quy định tại Điều 10 Luật Giao dịch điện tử, thì email là hình thức thể hiện thông điệp dữ liệu.

Theo quy định tại Điều 12, Điều 13 Luật Giao dịch điện tử, thì email có giá trị như văn bản, có giá trị như bản gốc, nếu nội dung email bảo đảm tính toàn vẹn trong quá trình gửi.

Như vậy, bạn có thể gửi công văn, văn bản chính thức bằng email đến đối tác thay bằng văn bản giấy.

Tuy nhiên bạn cần lưu ý, để tránh email thất lạc và tránh những rắc rối về sau, thì bạn phải gửi đến email chính thức của đối tác. Sau khi gửi xong, bạn cẩn thận thông báo cho người chủ nhân của email biết để họ check mail, và có thể đề nghị họ xác nhận là đã nhận email rồi.

Mặc dù thông điệp dữ liệu email có giá trị như văn bản giấy, tuy nhiên thực tế đối với công văn hoặc văn bản có nội dung quan trọng thì thường được gửi bằng văn bản giấy qua chuyển phát nhanh để đảm bảo tính chứng cứ là đã gửi rồi.

Đối với email, nếu có tranh chấp, bạn phải chứng minh là đã gửi email, bạn phải lập vi bằng để email có giá trị chứng cứ.

Bạn có thể tham khảo các quy định tại Luật Giao dịch điện tử sau:

Điều 10. Hình thức thể hiện thông điệp dữ liệu

Thông điệp dữ liệu được thể hiện dưới hình thức trao đổi dữ liệu điện tử, chứng từ điện tử, thư điện tử, điện tín, điện báo, fax và các hình thức tương tự khác.

Điều 12. Thông điệp dữ liệu có giá trị như văn bản

Trường hợp pháp luật yêu cầu thông tin phải được thể hiện bằng văn bản thì thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng yêu cầu này nếu thông tin chứa trong thông điệp dữ liệu đó có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu khi cần thiết.

Điều 13. Thông điệp dữ liệu có giá trị như bản gốc

Thông điệp dữ liệu có giá trị như bản gốc khi đáp ứng được các điều kiện sau đây:

1. Nội dung của thông điệp dữ liệu được bảo đảm toàn vẹn kể từ khi được khởi tạo lần đầu tiên dưới dạng một thông điệp dữ liệu hoàn chỉnh.

Nội dung của thông điệp dữ liệu được xem là toàn vẹn khi nội dung đó chưa bị thay đổi, trừ những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình gửi, lưu trữ hoặc hiển thị thông điệp dữ liệu;

2. Nội dung của thông điệp dữ liệu có thể truy cập và sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

Thân mến.

Tha

Có thể dùng email để thay thế văn bản chính thức nếu cơ quan đó quy định như vậy, tuy nhiên thì thực tế vẫn cần bản lưu giấy để phòng trường hợp như trình bày trước nhiều quan khách hoặc hội họp. Tuy email là tiện ích lớn khi lưu văn bản vả hạn chế được kích thước, giảm thiểu nhiều vật chất tuy nhiên vẫn cần những bản giấy trong những trường hợp thực tế nhất định.

Hợp đồng giao kết qua email phải đảm bảo các điều kiện sau

1. Phải có một thỏa thuận chi tiết về giao kết hợp đồng qua Email phù hợp với Luật Giao dịch điện tử.

2. Mỗi bên phải có hệ thống kiểm soát nội bộ về giao dịch qua Email, bao gồm nhân lực, phương tiện và qui chế quản lý. Nhân lực tham gia phải thực sự trung thực, cẩn trọng và mẫn cán. Phương tiện phải hiện đại bảo đảm chất lượng, qui chế quản lý phải chặt chẽ và đầy đủ.

3. Các bên phải thống nhất được với nhau về trình tự, thủ tục giao kết hợp đồng qua fax trong đó phải thỏa thuận rõ về điều kiện để tài liệu giao dịch qua fax có hiệu lực, tính toàn vẹn của dữ liệu, qui trình khởi tạo dữ liệu qua fax, qui trình gửi, qui trình nhận, xác nhận việc gửi nhận, địa điểm gửi, địa điểm nhận, thời điểm tài liệu giao dịch qua fax có hiệu lực, qui tắc bảo mật thông tin, trách nhiệm bồi thường thiệt hại…

4. Các bên phải đăng ký với nhau về mẫu dấu công ty, mẫu dấu chức danh, chữ ký của người có thẩm quyền ký hợp đồng, tên và nhân thân của nhân viên giao dịch của hai bên, địa chỉ email sử dụng để giao dịch, địa điểm giao dịch, số điện thoại, số Fax liên hệ…

5. Các bên phải có bản gốc để đối chiếu và phải có nguyên tắc giải quyết mâu thuẫn giữa bản gốc và bản Email tùy theo tính chất của từng giao dịch.

Ngoài ra, cùng với việc giao dịch bằng email, thì giao dịch viên của các bên cần phải liên lạc với nhau bằng điện thoại, fax,.. Đây là các phương tiện liên lạc phụ trợ làm tăng thêm tính minh bạch và tính chứng cứ của giao dịch.